«О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства».

Разберем актуальные вопросы ведения кассовых операций в 2016 году.

Регистрация ККМ в налоговой и применение ККМ в 2016 году

Вопрос 1: ООО (УСН — 6%) занимается оказанием услуг (ремонт квартир и офисов). В договоре указано, что только услуги, материал — заказчика (то есть возможно применение БСО). Если в рамках договора ООО продает заказчику материалы, то в этом случае возможно применение БСО или нужно использовать ККМ?

Ответ: следует помнить, что БСО возможно применять только, если речь идет об оказании услуг населению. В данном случае речь идет о продаже материалов. Соответственно, при реализации материалов для ремонта, за наличный расчет, следует использовать ККМ.

Вопрос 2: организация УСН ведет розничную торговлю в нескольких торговых центрах г. Москвы (в разных АО). Юридический адрес организации на территории 26 Налоговой инспекции. Имеет ли право организация зарегистрировать все ККМ в 26 Налоговой инспекции или необходимо создавать обособленные подразделения по месту установки ККМ?

Ответ: ККТ нужно зарегистрировать в налоговой инспекции по месту фактического нахождения обособленного подразделения, на территории которого ККТ будет использоваться.

Вопрос 3: в течение дня ККМ не включалась, выручки не было. Надо ли в конце дня включить ККМ и снять нулевой Z-отчет? И в журнале кассира-операциониста отразить отсутствие операции? Или, если не включалось в сеть, то ничего нигде отражать не надо?

Ответ: прямой ответ на данный вопрос законодательство не содержит. Но по данному вопросу в СМИ были разъяснения налоговых органов том, что если ККМ вообще в течение дня не включался, то и Z-отчет в конце дня распечатывать не следует.

Также обратите внимание и на следующие разъяснения: если кассовый аппарат в начале смены был включен, то снимать Z-отчеты, даже если за всю смену не было выручки, необходимо («ККТ на контроле», интервью с Я.Я. Хомец, советником отдела контроля за предпринимательской деятельностью в сфере госрегулируемых видов деятельности и применения ККТ ФНС России, советником государственной гражданской службы РФ 2 класса; журнал «В курсе правового дела», № 10, май 2009 г.).

Вопрос 4: имеет ли организация право взнос в уставный капитал, внесенный в кассу, потратить на командировочные расходы, минуя банк?

Ответ: да, можно.

Проверка кассы

Вопрос : кто сейчас проверяет кассу? Есть ли срок исковой давности по проверке кассы? За какой период может быть проверена касса?

Ответ : кассовую дисциплину организации проверяет ИФНС. В письме ФНС России от 12.09.2012 № АС-4-2/15195 говорится, что действующими нормативными правовыми актами периодичность проведения проверок за полнотой учета выручки денежных средств в организациях и у индивидуальных предпринимателей не ограничена.

Соответственно, инспекция может проверить организацию несколько раз в год. За несоблюдение кассовой дисциплины организация может быть оштрафована по ст.15.1 КоАП РФ на сумму до 50 000 рублей. Срок исковой давности по административным правонарушениям составляет два месяца.

Штрафы за несоблюдение кассовой дисциплины

Вопрос 1: микропредприятие (розничная торговля) УСН «доходы минут расходы». Остаток в кассе на 31.12.2015 — 950 000 руб. Лимит остатка наличности в кассе отменен. Могут ли к организации быть предъявлены претензии при проверке (в кассе большая сумма)?

Ответ: согласно п.2 Указания ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У, организации — субъекты малого предпринимательства могут не устанавливать лимит остатка наличных денег и хранить их в полном объеме в кассе, не сдавая в банк. Соответственно, претензий в данном случае быть не должно.

Вопрос 2: какой штраф за работу ККМ не по месту регистрации?

Ответ: организация, осуществляющая деятельность через обособленные подразделения, находящиеся в одном муниципальном образовании на территориях, подведомственных разным налоговым органам, должна зарегистрировать в установленном порядке контрольно-кассовую технику в территориальном налоговом органе по месту нахождения одного из ее обособленных подразделений, в котором организация поставлена на учет (письмо Минфина России от 18.08.2010 № 03-01-15/7-183). В случае если применяемый обособленным подразделением кассовый аппарат будет зарегистрирован в налоговом органе не по адресу места нахождения обособленного подразделения, может быть наложен штраф в соответствии с ч. 2 ст. 14.5 КоАП РФ в виде предупреждения или наложения административного штрафа.

Вопрос 3: какие нарушения по кассе являются длящимися? Какой срок длящихся нарушений по кассе?

Ответ: за несоблюдение кассовой дисциплины компанию могут оштрафовать по ст. 15.1 КоАП РФ. То есть ответственность административная. Согласно ст. 4.5 КоАП РФ, срок исковой давности — два месяца, а при длящихся нарушениях — с момента обнаружения. Нарушения, которые можно отнести к длящимся поименованы в пп.1 ст. 4.5 КоАП РФ. Согласно нормам данной статьи, нарушение работы с наличностью длящимся правонарушением признаваться не должно.

Лимит кассы для малого бизнеса упразднен

Вопрос: надо ли определять лимит остатка кассы для индивидуального предпринимателя? Сохраняется ли в 2016 году предельный лимит расчетов между организациями и ИП?

Ответ : да, лимит ИП могут не определять.

Понятие кассы для ИП в Указании 3210-У не определено. Но это не значит, что предприниматели совсем могут отказаться от ведения кассовых операций. Для них действует упрощенный порядок ведения кассы, который прописан в том же Указании 3210-У.

Лимит расчетов между организациями и предпринимателями прежний. Если вы ведете расчеты с юридическим лицом, предел в рамках одного договора составляет не более 100 000 рублей (Указания Банка России от 07.10.2013 № 3073-У).

Наличные деньги организации могут хранить в кассе только в пределах установленного лимита. То есть ежедневно в кассе может оставаться не больше определенной суммы. Это и есть лимит кассы в 2016 году. Размер такого лимита определяет руководитель организации. И именно с этой величиной надо сравнивать остаток наличных в кассе, выведенный по кассовой книге на конец рабочего дня. Такой порядок установлен пунктом 2 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У.

Если в кассе окажется денег больше установленного лимита, то разницу надо сдавать в банк. Вы вправе установить самостоятельно, как часто будете сдавать сверхлимитную выручку. Инкассировать наличные деньги в банк нужно только за те дни, когда денежный остаток в кассе на конец рабочего дня превышает установленный лимит кассы в 2016 году. Например, если сдаете выручку раз в пять дней, то эта цифра (5) используется в расчете лимита. Она не должна превышать семи рабочих дней. А если в населенном пункте нет банка – 14 рабочих дней. Но если сдаете деньги в банк каждые пять дней, а лимит был превышен раньше, то сдать наличность нужно, не дожидаясь этого срока. Если лимит не превышен, посещать банк не нужно.

Лимит кассового остатка определяйте исходя из объема:

• поступления выручки;
• расходования наличных.

При этом наиболее подходящий способ расчета лимита организация вправе выбрать самостоятельно. Это следует из пунктов 1 и 2 приложения к указанию Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У.

Лимит кассы для малых предприятий в 2016 году

Лимит кассы должны соблюдать организации (за исключением малых предприятий). Организационно-правовая форма компании и система налогообложения значения не имеют. Такой порядок установлен пунктом 2 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У, пунктом 4 статьи 346.11 и пунктом 5 статьи 346.26 Налогового кодекса РФ.

Для малых предприятий и предпринимателей установлен упрощенный порядок ведения кассовых операций. Лимит кассы для малых предприятий в 2016 году не установлен. То есть хранить в кассе любую сумму. Такая льгота предусмотрена абзацем 10 пункта 2 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У. Решение не устанавливать лимит можно оформить соответствующим приказом. Его образец мы привели ниже.

Лимит кассы для малых предприятий в 2016 году: приказ о хранении денег без лимита

Общество с ограниченной ответственностью «Торговая фирма “Гермес”»

г. Москва

Приказ № 75

На основании абзаца 10 пункта 2 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У приказываю:

1. Хранить наличные денежные средства в кассе без установления лимита остатка в кассе.
2. Ответственной за сохранность денежных средств назначить кассира А.В. Дежневу.

Директор ____________ А.В. Львов

С приказом ознакомлены:

Главный бухгалтер ____________А.С. Глебова

Кассир ____________А.В. Дежнева

Расчет лимита кассы исходя из объема выручки

Лимит кассового остатка за расчетный период определите исходя из объема поступлений наличных денег за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги по формуле:

Расчетный период, за который определяется лимит кассового остатка, можно взять произвольный. Это может быть период:

В расчетный период включите все дни работы, но не более 92 рабочих дней. Если, например, магазин открыт в выходные и нерабочие праздничные дни, то для расчета лимита эти дни также включите в расчетный период. Такой порядок следует из пункта 1 приложения к указанию Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У.

Получившееся значение лимита можно привести к полным рублям – как по правилам математического округления, так и в меньшую сторону (письма Банка России от 24 сентября 2012 г. № 36-3/1876, ФНС России от 6 марта 2014 г. № ЕД-4-2/4116).

Пример ООО «Торговая фирма «Гермес»» составляет расчет лимита кассы на основе данных бухучета, исходя из объемов поступлений наличных денег за январь, февраль и март предыдущего года. Обособленных подразделений у «Гермеса» нет. Выручка сдается в банк каждый пятый день.

«Гермес» работает без выходных с 10 до 22 часов. Следовательно, расчетный период составляет 90 рабочих дней (31 дн. + 28 дн. + 31 дн.).

Оборот по дебету счета 50 «Касса» в корреспонденции с кредитом счета 90 «Продажи», а также кредитом счета 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» в части полученных в расчетном периоде авансов наличными средствами, которые были зачтены в этом же периоде, составил 2 699 998 руб.:

• в январе – 887 388 руб.;
• в феврале – 802 015 руб.;
• в марте – 1 010 595 руб.

Бухгалтер «Гермеса» рассчитал допустимый лимит остатка наличных денег в кассе: 149 999,89 руб. (2 699 998: 90 дн. × 5 дн.).

На основе этих данных руководитель организации своим распоряжением установил лимит кассы остатка в сумме 150 000 руб.

Расчет лимита кассы в 2016 году, если наличной выручки нет

Если наличной выручки нет (например, были только безналичные расчеты), то лимит остатка рассчитывайте исходя из объема выданных наличных денег. Исключение составляют суммы, предназначенные для выплат зарплаты, стипендий и других выплат сотрудникам, – их при расчете лимита не учитывайте.

Для расчета лимита, если нет наличной выручки, воспользуйтесь формулой:

Расчетный период, за который определяется лимит кассы в 2016 году, можно взять произвольный. Это может быть период:

• который предшествует проведению расчета (например, расчет лимита на III квартал производите на основе данных за II квартал текущего года);
• в котором поступление наличных денег было максимальным (например, расчет производите исходя из данных IV квартала предыдущего года, в котором были максимальные поступления выручки);
• аналогичный за предыдущие годы (например, расчет лимита на III квартал 2014 года производите на основании показателей III квартала 2013 года).

В расчетный период включите все дни работы, но не более 92 рабочих дней. Если в выходные и нерабочие праздничные дни предприниматель или организация работает, то для расчета лимита эти дни также включите в расчетный период.

Такой порядок следует из пункта 2 приложения к указанию Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У.

Получившееся значение лимита кассы в 2016 году можно округлить до полных рублей (письма Банка России от 24 сентября 2012 г. № 36-3/1876, ФНС России от 6 марта 2014 г. № ЕД-4-2/4116).

Пример ООО «Торговая фирма «Гермес»» закупает вторсырье у населения. Обособленных подразделений у «Гермеса» нет. Наличные деньги снимаются со счета в банке раз в три дня. Расчет лимита кассового остатка производится на основе данных бухучета за январь, февраль, март предыдущего года.

В «Гермесе» установлена пятидневная рабочая неделя. Следовательно, расчетный период составляет 56 рабочих дней (15 дн. + 19 дн. + 22 дн.).

Оборот по кредиту счета 50 «Касса» без учета выплат сотрудникам составил 2 800 000 руб.:

• в январе – 960 000 руб.;
• в феврале – 800 000 руб.;
• в марте – 1 040 000 руб.

Бухгалтер «Гермеса» рассчитал допустимый лимит остатка наличных денег в кассе: 150 000 руб. (2 800 000 руб. : 56 дн. × 3 дн.).

На основе этих данных руководитель организации установил своим распоряжением лимит кассового остатка в сумме 150 000 руб.

Когда можно хранить наличные сверх лимита

Есть два случая, когда можно превысить лимит наличных денег в кассе. Первый – в дни выдачи зарплаты, пособий, стипендий, социальных выплат и других выплат, которые относятся к фонду зарплаты. Хранить в кассе средства для этих целей можно в течение пяти рабочих дней. По истечении этого срока сверхлимитную наличность сдайте в банк.

И второй случай – в выходные и праздники, если в эти дни совершаются кассовые операции. Сверхлимитную выручку за такие дни инкассируйте не позднее первого рабочего дня, установленного для сдачи сверхлимитной выручки в банк.

Такой порядок предусмотрен абзацем 8 пункта 2, пунктом 6.5 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У.

Пример ЗАО «Альфа» установило лимит кассы в размере 30 000 руб. Организация выдает зарплату за март 5, 6 и 7 апреля. По платежной ведомости за март сумма зарплаты к выдаче составляет 100 000 руб. Эту сумму «Альфа» получила наличными в банке 5 апреля. Ежедневная наличная выручка составляет 50 000 руб. Сверхлимитные наличные деньги организация сдает в банк ежедневно.

Величину сверхлимитной наличности бухгалтер рассчитывает так:

На начало 6 апреля в кассе должна быть сумма, не превышающая лимит кассы (30 000 руб.) и остаток невыданной зарплаты. На начало дня 5 апреля наличных денег в кассе не было. Данные о выдаче зарплаты и движении денежных средств в кассе приведены в таблице:

Дата	Оприходовано в кассу, руб.	Выдано в счет зарплаты, руб.	Остаток в кассе на конец дня (до сдачи сверхлимитной наличности в банк), руб.	Сверхлимитная наличность, подлежащая сдаче в банк, руб.	Остаток в кассе на начало следующего дня, руб.
	150 000 (50 000 + 100 000)		90 000 (150 000 – 60 000)	20 000 (90 000 – 30 000 – (100 000 – 60 000))	70 000 (90 000 – 20 000)
			90 000 (70 000 + 50 000 – 30 000)	50 000 (90 000 – 30 000 – (40 000 – 30 000))	40 000 (90 000 – 50 000)
			80 000 (40 000 + 50 000 – 10 000)	50 000 (80 000 – 30 000 – (10 000 – 10 000))	30 000 (80 000 – 50 000)

Чем грозит превышение лимита кассы в 2016 году

Если превысить лимит кассового остатка, а разницу своевременно не сдать в банк, то за это последует административная ответственность. Размер штрафа при этом составляет от 40 000 до 50 000 руб. для организаций. А должностное лицо, например, руководитель организации или предприниматель, за подобное нарушение заплатит от 4000 до 5000 руб. Такой порядок установлен статьями 2.4 и 15.1 Кодекса РФ об административных правонарушениях.

По общему правилу правонарушением признается виновное действие (бездействие) организации или должностного лица (ст. 2.1 КоАП РФ). Следовательно, ответственность за нарушение лимита кассового остатка наступает только в том случае, если будет доказана вина организации и (или) ее руководителя (ст. 15.1 КоАП РФ). Вина может выражаться в том, что организация и (или) ее руководитель:

• стремились к накоплению сверхлимитного остатка (п. 1 ст. 2.2 КоАП РФ);
• предвидели накопление сверхлимитного остатка, но не предотвратили его (п. 2 ст. 2.2 КоАП РФ);
• не ожидали накопления сверхлимитного остатка, хотя должны были и могли его предвидеть (п. 2 ст. 2.2 КоАП РФ).

Н.А. Мартынюк, эксперт по налогообложению

Расчет лимита кассы: копейка в копейку

Упомянутые в статье судебные решения можно найти: раздел «Судебная практика» системы КонсультантПлюс

Лимит кассы - это максимальная сумма наличных, которая может оставаться в организации после выведения в кассовой книге остатка на конец дня. Все наличные сверх лимита должны быть в тот же день сданы в банкп. 2 Указания ЦБ от 11.03.2014 № 3210-У (далее - Указание) . Наша статья поможет вам проверить установленный у вас лимит, при необходимости верно рассчитать новый и избежать штрафа за накопление наличных в кассе сверх лимита. А штраф немаленьки йч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ :

• для организации - от 40 000 до 50 000 руб.;
• для директора - от 4000 до 5000 руб.

Почему важно правильно рассчитать и установить лимит

Плохо и занизить, и завысить лимит.

В первом случае придется чаще сдавать наличные в банк и/или чаще снимать деньги со счета. То есть вы ограничите собственную свободу по хранению денег в кассе, да еще и заплатите банку больше комиссий.

Во втором случае вам грозит штраф. Когда лимит из-за неверного расчета завышен, инспекторы при проверке, в зависимости от конкретных обстоятельств, поступают так:

• <или> делают свой расчет. Затем смотрят, превышал ли остаток в кассе получившуюся у них сумму хотя бы раз за последние 2 месяц ач. 1 ст. 4.5 КоАП РФ . Если да, то штрафую тПисьмо ФНС от 09.07.2014 № ЕД-4-2/13338 (п. 4) .

Это находит поддержку в суда хПостановления 13 ААС от 23.12.2014 № 13АП-26404/2014 ; 11 ААС от 10.12.2014 № 11АП-16703/2014 . Правда, при отсутствии прочих отступлений от правил суд может расценить превышение лимита из-за неверного его расчета как малозначительное нарушение и отменить штра фПостановление 13 ААС от 16.10.2015 № 13АП-22253/2015 ;

• <или> приравнивают неверно рассчитанный лимит к отсутствию установленного лимита. А это означает, что в кассе на конец дня вообще не должны оставаться наличные. Соответственно, за любой остаток в кассе в течение последних 2 месяцев - штра фПостановление 9 ААС от 05.03.2015 № 09АП-1435/2015 (оставлено без изменения ) .

После расчета лимита его нужно установить, то есть утвердить приказом директора либо иного лица, у которого есть доверенность директора на утверждение лимит ап. 2 Указания ; статьи 53 , 185 ГК РФ ; п. 2 ст. 69 Закона от 26.12.95 № 208-ФЗ ; п. 3 ст. 40 Закона от 08.02.98 № 14-ФЗ . Если такого приказа нет, то лимит считается неустановленным и оставлять деньги в кассе нельз яПостановления ВС от 12.09.2014 № 11-АД14-21 ; 1 ААС от 11.12.2015 № А38-3850/2015 . В приказе нужно обозначить дату, с которой организация применяет этот лимит. Расчет его суммы можно привести непосредственно в приказе или сделать отдельным документом.

В течение дня в кассе может находиться любая сумма - даже если лимит не установлен.

Свой лимит должен быть у каждого обособленного подразделения. Если у какого-то ОП лимит не установлен, рассчитан неверно или не соблюдается, организацию оштрафуют за накопление наличных сверх лимит аПостановления 17 ААС от 14.05.2015 № 17АП-3750/2015-АК ; 9 ААС от 22.09.2014 № 09АП-35907/2014 .

Кто вправе работать без лимита

Это ИП и малые предприяти яст. 4 Закона от 24.07.2007 № 209-ФЗ . Они вправе лимит не устанавливать, то есть хранить в кассе любую сумму наличных как угодно долг оп. 2 Указания ; Письмо ФНС от 09.07.2014 № ЕД-4-2/13338 (пп. 1 , ) .

Если малое предприятие пользуется правом не устанавливать лимит и у него есть одно или несколько ОП, то они тоже работают без лимита. ОП не является самостоятельным юрлицом, оно - часть организации. Поскольку организация лимит не устанавливает, то и ОП - тоже.

Когда у малого предприятия лимит установлен, то оно обязано его соблюдат ьПисьмо ЦБ от 08.12.2014 № 29-1-1-6/9698 , и за его превышение будет штраф. Поэтому, если в организации раньше издавался приказ о лимите (например, в те времена, когда она еще не соответствовала критериям МП или когда лимит для МП был еще обязательным (до 01.06.2014), либо просто по ошибке или незнанию), необходимо его отменить. Для этого директор издает приказ: с такой-то даты на основании п. 2 Указания установленный ранее лимит отменяется и организация пользуется своим правом хранить деньги в кассе без ограничения. При наличии обособленных подразделений такой приказ должен отменять и их лимиты - нужно сделать экземпляр для каждого подразделения и передать его туда на случай проверок.

Если этого не сделать и хранить в кассе больше лимита, то инспекция при проверке оштрафует - суды это поддержал иПостановление 9 ААС от 21.04.2015 № 09АП-11459/2015 . И не поможет приказ об отмене лимита, представленный в инспекцию только после составления акта проверки и вынесения постановления о штраф еПостановление 9 ААС от 27.11.2015 № 09АП-45890/2015 .

Ежегодно обновлять приказ об отмене лимита не нужно. Лимит отменяется навсегда, а не на какой-то срок. Если потом организация утратит статус МП, то лимит ей нужно будет установить с даты, на которую она превратилась в обычную организацию.

Организации, созданные начиная с 01.06.2014 и с «рождения» имеющие статус МП, вправе приказ об отмене лимита не издавать и по умолчанию пользоваться правом хранить в кассе деньги без ограничения. Однако мы рекомендуем все же написать приказ о том, что организация пользуется правом не устанавливать лимит. Это не сложно, зато при проверке вопросов о лимите уже не будет.

Есть судебные решения о том, что нельзя штрафовать некоммерческие организации за отсутствие утвержденного лимита и хранение денег в кассе без ограничений. Так, суд пришел к выводу, что входящие в расчет лимита показатели относятся только к коммерческой деятельности. И решил, что поскольку у НКО необходимых для расчета лимита показателей не было, то не было и возможности установить лимит. Соответственно, вины НКО в нарушении нет и штрафовать не за чтоПостановления 3 ААС от 18.08.2015 № А69-1064/2015 ; 13 ААС от 21.04.2016 № 13АП-3741/2016 .

Однако мы не советуем ориентироваться на такие решения. Никаких исключений для НКО в Указании нет. Кроме того, есть противоположное решение ВС. Со ссылкой на частные разъяснения ЦБ он указал, что НКО, у которой нет показателей для расчета лимита, должна все поступления сдавать в банк, а необходимые для наличных расходов деньги потом снимать со счет аПостановление ВС от 12.09.2014 № 11-АД14-21 . Так что лимит нужно установить и соблюдать. Поскольку поступлений от продаж у НКО нет, рассчитайте лимит по расходам из кассы. Если необходимых для расчета расходов нет, придется сдавать все деньги на конец дня в банк. Нет банковского счета - нужно его открыть.

Обойтись без лимита могут только НКО - потребительские кооперативы, являющиеся МП. Другие НКО не могут быть субъектами малого предпринимательств ач. 1 ст. 4 Закона от 24.07.2007 № 209-ФЗ .

Какой способ расчета лимита выбрать

В Порядке ведения кассовых операций приведены два способа расчета лимит ап. 2 Указания ; приложение к Указанию : первый - по суммам наличной выручки, второй - по объему расходования денег из кассы. И то и другое берется за какой-то период в прошлом. При этом сказано, что юридическое лицо самостоятельно определяет лимит «исходя из характера его деятельности с учетом объемов поступлений или объемов выдач наличных денег».

Означает ли это, что вы вправе выбрать тот способ, который даст бо´ ль -шую величину лимита? В Указании об этом ничего не сказано. Поэтому советуем выбрать способ исходя из того, что у вас сейчас явно и устойчиво преобладает. Есть постоянная наличная выручка и обычно она ощутимо больше расходов из кассы - считайте лимит по выручке. Наоборот - делайте расчет по расходам.

Не советуем выбирать способ только исходя из потребности в наличных или желания избежать уплаты банку лишних комиссий за сдачу и снятие денег. Например, у ООО - розничная торговля и постоянная наличная выручка. Когда-то из кассы директору-учредителю была выдана крупная сумма дивидендов наличными - больше максимальной дневной выручки. Конечно, рассчитать лимит по расходам, взяв для расчета сумму, выданную из кассы за этот 1 день, выгоднее, чем по выручке. Но налоговики могут не признать такой расчет из-за того, что не учтен общий характер деятельности организации.

Выбор способа расчета лимита нужно обосновать. Приведите обоснование прямо в приказе об установлении лимита. Например, напишите, что вы рассчитываете лимит по расходам, потому что у вас объем расходования наличных превышает объем их поступления.

Общий принцип определения показателей для расчета

Общий подход, который заложен в правила расчета лимита, таков: установленный лимит не должен заставлять вас сдавать наличные в банк чаще, чем это необходимо именно вам при вашей обычной деятельности (с учетом характерных для нее пиков поступлений и/или расходов наличных). Из этого и нужно исходить при определении показателей, принимаемых вами в расчет лимита.

Но есть ограничение. В расчет нельзя заложить сдачу наличных в банк либо снятие наличных со счета реже одного раза в 7 рабочих дней (для населенных пунктов без банка - реже одного раза в 14 дней).

Рассчитываем лимит по выручке

Формула таков ап. 1 приложения к Указанию :

(1) Определяется за расчетный период.

Рассмотрим, как определить каждый из показателей.

Расчетный период

Это тот период, наличную выручку за который вы возьмете для расчета лимита. Вы сами решаете, какой период будет у вас расчетным.

Не оглядывайтесь на давность. Кризис продолжается, продажи падают. Даже с учетом выросших цен максимальные суммы наличной выручки у многих были давно - год, два, три назад. И если дневная выручка тех времен больше нынешней, вы можете взять расчетный периода оттуда, это не запрещен опп. 8, 9 Письма ЦБ от 15.02.2012 № 36-3/25 . Однако на случай проверки у вас должны быть наготове документы, которые подтверждают величину наличных поступлений от продаж за каждый из выбранных в качестве расчетного периода дней. Не забывайте про характер деятельности организации - желательно, чтобы в расчетном периоде он был схож с нынешним, так безопаснее.

Чем меньше дней в расчетном периоде, тем больше лимит (при условии, конечно, что вы берете период с наибольшими наличными поступлениями). Ведь среднее, как известно, всегда меньше максимума, и чем длиннее период, тем больше оказывается «разбавлен» показатель объема поступлений. Чтобы лимит был максимальным, нужно взять в качестве расчетного периода 1 день с пиковой выручкой.

На деле расчет из 1 дня встречается нечасто. Многие опасаются, что инспекция не сочтет 1 день достаточным расчетным периодом. Однако у нас нет информации о том, что налоговики когда-либо к этому придирались. Но если вы все же хотите перестраховаться и при этом лимит сделать побольше - подберите пару следующих друг за другом рабочих дней, когда выручка будет максимальной.

Если вы берете не 1 день, а больше, подсчитывайте рабочие дни вашей фирмы, а не те, что являются рабочими по ТК. Так, одна компания взяла для расчета лимита наличную выручку за I квартал. В нем было 57 дней, которые являлись рабочими по ТК. Однако по кассовой книге, журналу кассира-операциониста и Z-отчетам налоговики увидели, что в I квартале организация проводила операции с наличными 61 день, то есть работала и в те дни, которые по ТК не были рабочими. Инспекторы пересчитали лимит, разделив наличную выручку за I квартал не на 57 дней, а на 61. В результате он получился меньше, чем по расчету организации, и инспекция оштрафовала ее за сверхлимитные остатки. Организация пыталась оспорить штраф, однако суд поддержал налоговико в ) .

Объем поступлений в кассу от продаж

Чем больше этот показатель, тем больше будет лимит. Но нельзя просто взять весь приход по кассовой книге за дни расчетного периода.

Выберите только поступления от продажи товаров, выполнения работ, оказания услуг. Кроме сумм, полученных наличными при передаче товаров или результатов работ и при оказании услуг, в расчет лимита также смело можно включить следующие поступления в кассу:

• суммы предоплаты - только те, по которым на дату утверждения лимита товар уже отгружен (работы выполнены, услуги оказаны). Авансы же, в счет которых на момент подписания приказа о лимите еще не было отгрузки, нельзя считать поступлениями от продаж;
• суммы постоплаты, в том числе деньги за товары (работы, услуги), которые были отгружены до начала выбранного вами расчетного периода. Например, расчетный период 28- 30 декабря 2015 г. В эти дни, среди прочего, поступила наличными оплата за товары, переданные покупателям ранее, 26- 27 декабря. Ее тоже можно включить в расчет лимита;
• у посредника - наличные, вырученные от продажи товаров комитента/принципала. Несмотря на то что эти суммы не являются доходом самого посредника, в расчет его лимита они входят. В Указании не сказано, что следует брать поступления от продажи только своих товаров.

Все остальное инспекция при проверке из расчета лимита выкинет.

Это, в частност иПостановления 11 ААС от 10.12.2014 № 11АП-16703/2014 ; 13 ААС от 16.10.2015 № А21-2495/2015 :

• займы, полученные вами как заемщиком и возвращенные вам как заимодавцу;
• проценты, полученные вами по займам. Заем - это не товар и не работа. Нельзя считать его и услуго йп. 1 ст. 779 , п. 1 ст. 807 ГК РФ ;
• договорные санкции и законная неустойка, например уплаченные вам контрагентом штрафы и пени за допущенную им просрочку исполнения обязательств;
• всяческие возвраты вам от контрагентов и работников: переплаты - от поставщиков, излишне выплаченной зарплаты и неизрасходованных командировочных, представительских и прочих подотчетных денег - от работников и т. п.;
• компенсация работниками стоимости трудовых книжек;
• наличные, принятые вами как платежным агентом;
• наличные, поступившие в кассу в рамках передачи денег между подразделениями организации;
• взносы в УК;
• безвозмездно полученные деньги;
• вклады в имущество ООО.

Количество дней между сдачами денег в банк (показатель Nc)

Это интервал между сдачами денег в банк на момент установления лимита (а не тот интервал, который был в выбранном вами расчетном периоде).

Поэтому, кстати, можно взять такой расчетный период, в котором деньги в банк вообще ни разу не сдавались.

Определяя этот показатель, опирайтесь на документы, в которых закреплено, как часто вы сдаете деньги в банк (договор с банком или со службой инкассации), а не на фактический интервал сдачи, так как последний нередко «плавает».

Если вы сами отвозите деньги в банк (например, сдаете через банкомат) или вообще еще ни разу выручку в банк не сдавали, директор должен в приказе об установлении лимита утвердить показатель Nc именно в целях расчета лимита. Можно взять максимальные 7 (14) дней.

Здесь тоже исходите из рабочих дней вашей фирмы, а не из тех дней, которые являются рабочими по ТК.

Чем больше Nc, тем больше лимит. Но мало кто сдает выручку через одинаковые промежутки времени. Обычно интервалы в договоре с инкассаторской службой или с банком неравные. И многие выбирают для расчета лимита наименьший промежуток, считая, что так безопаснее. Но это неправильно. Ведь тогда лимита будет хронически не хватать. Поэтому выбирайте наибольший интервал. Например, организация работает 7 дней в неделю, а деньги сдает в банк в четверг и в понедельник. С понедельника до четверга - 3 дня, с четверга до понедельника - 4 дня. Для расчета лимита берем Nc 4 дня.

Будьте осторожны с правилом о том, что при отсутствии банка в том населенном пункте, в котором находится организация, Nc можно установить больше 7 рабочих дней - до 14 включительно.

Во-первых, это можно сделать, если в населенном пункте вообще нет ни одного банка, а не именно того, с которым у вас договор на обслуживани еПостановление 17 ААС от 10.09.2014 № 17АП-10243/2014-АКу .

Во-вторых, формальный подход тут опасен. Если в границах населенного пункта ни одного банка нет, но от организации до обслуживающего ее отделения банка всего несколько километров, есть дорога и регулярное транспортное сообщение, то расчет лимита исходя из интервала от 8 до 14 дней может не признать не только инспекция, но и судРешение АС Калининградской области от 03.10.2014 № А21-4264/2014 (Внимание! PDF-формат) (оставлено в силе Постановлением 13 ААС от 23.12.2014 № 13АП-26404/2014 ) .

И максимальное ограничение 7 (14) дней, и утвержденный вашим директором Nc - только для расчета лимита. Это не означает, что вы в любом случае обязаны сдавать все наличные в банк один раз в 7 (14) рабочих дней либо с указанной в приказе о лимите периодичностью. Пока остаток в пределах лимита, вы вправе держать у себя деньги как угодно долго. А в дни выдачи зарплаты лимит может быть и превышен - на сумму предназначенных для выплаты зарплаты дене гп. 2 Указания .

И наоборот, если остаток в кассе на конец дня превысил лимит раньше указанного в приказе о лимите срока, вы обязаны в этот же день излишек сдат ьп. 2 Указания . Ждать истечения 7 (14) дней либо соответствующего вашему показателю Nc срока сдачи денег нельзя.

Рассчитываем лимит по расходам

Вот формул ап. 2 приложения к Указанию :

(1) Определяется за расчетный период. В этот показатель не включается сумма зарплатных и социальных выплат из кассы.

(2) Минимум - 1, максимум - 92.

Расчетный период

Это тот период, сумму выданных из кассы денег за который вы возьмете для расчета лимита.

С ним все так же, как и в формуле расчета лимита «по выручке». Максимальный лимит получится, если принять за расчетный период 1 день с пиковыми суммами таких расходов из кассы, которые учитываются при расчете лимита.

Объем выдач из кассы

Чем больше этот показатель, тем больше лимит. В него входят любые выдачи наличных из кассы работникам, ИП, представителям юрлиц, кроме следующих (исключите их из расчет а!)п. 2 Указания , п. 2 приложения к Указанию :

• суммы выданной работникам зарплаты, стипендий;
• все те выплаты работникам, которые методологией заполнения форм федерального государственного статистического наблюдения отнесены к фонду заработной платы и выплатам социального характера. Последними, в частности, являются матпомощь, возмещение платы за детский сад, выходные пособия, суммы, начисленные при увольнении в связи с сокращением численности, ликвидацией организации, единовременные пособия при выходе на пенсию. Полный перечень зарплатных и социальных выплат - в пп. 86- 88, 90 Порядка заполнения формы № П-4;
• вознаграждение физлицам - не ИП по договорам подряда и оказания услуг. Дело в том, что в целях кассовой дисциплины они приравнены к работника мп. 5 Указания . А по правилам заполнения форм статотчетности вознаграждения по ГПД входят в фонд зарплат ып. 88 Порядка заполнения формы № П-4, утв. Приказом Росстата от 28.10.2013 № 428 .

Зарплатные и социальные выплаты исключаются из расчета лимита потому, что на их суммы лимит может быть превышен в дни выплаты зарплат ып. 2 Указания ;

• суммы, выданные из одной кассы организации для передачи в другую ее кассу, например из обособленного подразделения в головное или в другое обособленное.

Выплаты работникам, не относящиеся к зарплатным и социальным, перечислены в п. 91 Порядка заполнения формы № П-4утв. Приказом Росстата от 28.10.2013 № 428 - включите их в расчет лимита. Это, в частности:

• соцстраховские пособия, оплата санаторно-курортного лечения, в том числе и в части, возмещаемой ФСС;
• возмещение командировочных и представительских;
• компенсации за использование в работе личного имущества;
• алименты;
• дивиденды (из кассы их могут выплачивать только ООО, АО это не позволен оп. 8 ст. 42 Закона от 26.12.95 № 208-ФЗ ).

Также в объем выдач, среди прочего, входят следующие выплаты из кассы (независимо от того, кто получатель - работник или стороннее лицо):

• авторские вознаграждения;
• вознаграждения по любым гражданско-правовым договорам с ИП;
• выплаты физлицам - не ИП по всем гражданско-правовым договорам (кроме договоров подряда и оказания услуг), в том числе арендная плата, выдача и погашение займов, проценты по полученным займам;
• выдачи под отчет, причем независимо от того, когда подотчетник потратил эти деньги - в расчетном периоде или позже. Нужно ли вычесть из них суммы, которые подотчетники не использовали и впоследствии вернули в кассу? Нет, Указание этого не требует. И это справедливо, потому что нередко необходимо выдать деньги подотчетнику с запасом и величина лимита должна учитывать такую потребность. Однако это не означает, что можно искусственно раздуть лимит, выдав под отчет несколько крупных сумм, которые позже будут возвращены как неиспользованные. Налоговики наверняка попытаются оспорить такой расчет.

Количество рабочих дней между днями получения наличных в банке (показатель Nn)

Чем оно больше, тем большим получится лимит.

Часто этот показатель определяют так: берут все промежутки между получениями наличных за тот период, который выбрали как расчетный, и выводят среднее арифметическое. Не делайте так, это неправильно. Правильно - подставить в формулу текущее, то есть на момент установления лимита, количество дней между снятиями наличных.

Однако вряд ли кто-то получает деньги в банке по графику, строго в определенные дни. Обычно деньги снимают со счета по мере того, как в них возникает потребность, и какого-то единого интервала не существует. Поэтому директор должен установить Nn специально для расчета лимита. Можно взять максимальные 7 дней - это не помешает вам при надобности снимать деньги чаще.

С правом взять интервал от 8 до 14 дней, если в населенном пункте нет банка, здесь все так же, как и при расчете лимита по наличным поступлениям.

Частая ошибка: в расчете лимита по расходам в качестве Nn взят не промежуток между снятиями денег со счета, а промежуток между сдачами наличных в банк (то есть Nc из формулы расчета «по выручке»). Не повторяйте ее.

Есть ли у лимита срок годности

ЦБ разъяснил, что при изменении объема поступлений/объема выдач наличных организация сама решает, нужно ли ей пересчитывать лими тПисьмо ЦБ от 15.02.2012 № 36-3/25 . Поэтому при существенном падении объема наличной выручки/расходов вы не обязаны пересчитывать лимит - можете работать с прежним.

Понятно, что решение о пересчете лимита исходя из новых объемов целесообразно принять, когда наличная выручка или расходы выросли, прежнего лимита уже не хватает и приходится чаще сдавать деньги в банк. Например, при росте продаж в пик сезона. Вы вправе с любого момента ввести новый лимит, рассчитав его исходя из новых реалий.

Внимание

Ежегодно устанавливать лимит не обязательно. Удобно сделать его бессрочным и менять по мере необходимости - так часто, как сочтете нужным, хоть ежедневно.

Например, организация отказалась от розничных продаж, оставив только оптовую торговлю. В результате у нее больше нет постоянной наличной выручки, но остались наличные расходы. Лучше установить новый лимит, рассчитав его по расходам - чтобы учитывался характер деятельности.

И наоборот: если наличной выручки раньше не было и ваш лимит рассчитан по расходам, то при ее появлении на постоянной основе безопаснее пересчитать лимит по выручке - после того как суммы выручки за какой-либо период (например, за неделю) регулярно будут больше расходов из кассы.

Лимит для новеньких: считаем и пересчитываем

У только что зарегистрированной организации нет ни выручки, ни расходов из кассы. Но на дату первой операции с наличными (нередко это внесение УК) лимит ей уже нужен - без него весь остаток кассы пришлось бы ежедневно сдавать в банк.

Поэтому новая организация должна рассчитать лимит исходя из ожидаемого объема наличных поступлений от продаж или ожидаемого объема выдач из касс ы. Расчетный период, соответственно, тоже будет условным (но не больше 92 дней). Показатель Nc/Nn директор установит сам в приказе о лимите.

Проследите, чтобы дата приказа об утверждении лимита «по ожиданиям» была близкой к дате регистрации юрлица. Если же такой лимит утвержден, например, через полгода после создания организации, то инспекция может посчитать, что к этому моменту организация уже не являлась новой и не имела права брать для расчета ожидаемые величины.

И нигде в кассовых правилах не сказано, что при появлении наличных выручки или расходов такие организации обязаны лимит пересчитать исходя из фактических показателей. Получается, что установленным сразу после создания юрлица лимитом можно пользоваться сколь угодно долго. Однако налоговики против этого. Если на момент проверки у организации есть регулярные поступления в кассу и/или расходы из кассы и исходя из них лимит получается меньше лимита «по ожиданиям», то инспекция может сделать свой расчет и оштрафовать за превышение лимита.

Так, один суд соглашается с тем, что лимит следует пересчитать после регистрации ККТ и появления принимаемой с ее применением постоянной наличной выручк иПостановления 9 ААС от 27.11.2015 № 09АП-45890/2015 , от 05.03.2015 № 09АП-1435/2015 (оставлено без изменения Постановлением ВС от 24.11.2015 № 305-АД15-11785 ) . Еще известный нам по сообщениям читателей случай: инспекторы решили, что установить лимит исходя из фактических показателей нужно было с начала года, следующего за годом создания организации. Поскольку этого не было сделано, налоговики сочли лимит неустановленным, то есть равным нулю. Чем инспекторы руководствовались, сказать сложно: в Указании таких требований нет. До судов подобные дела, насколько нам известно, не доходили, и результат оспаривания непредсказуем.

ВЫВОД

При появлении постоянных продаж за наличные или регулярных расходов из кассы безопаснее лимит «по ожиданиям» заменить лимитом «по факту». По мере того как наличные поступления/расходы будут увеличиваться, вы сможете увеличивать и лимит, устанавливая его исходя из возросших объемов.

Если лимит получается нулевым, а деньги в кассе нужны

Это случается, если операции с наличными проводятся, но какой-нибудь из показателей формулы равен нулю. В частности, когда у организации:

• <или> есть поступления в кассу, но все они не являются поступлениями от продаж товаров (работ, услуг). Например, работники получают подотчетные деньги на карты, а неизрасходованное возвращают в кассу. Или руководство получает от организации займы на карты, а возвращает их наличными в кассу. Нулевой результат дадут и первый способ расчета лимита - так как поступления от продаж равны нулю, и второй - так как деньги из кассы не расходовались. Однако ездить с каждой возвращенной работниками тысячей в банк как минимум неудобно. Нужна возможность сдавать деньги хотя бы раз в несколько дней, а для этого необходим лимит;
• <или> есть только расходование наличных из кассы, но оно попадает в исключаемые из расчета расходы (то есть зарплатные и социальные выплаты). При этом необходимо хранить в кассе некоторую сумму (например, на выдачу «внезапных» отпускных), да и неполученную зарплату не всегда удается в тот же день отвезти в банк.

При таких показателях не получится установить ненулевой лимит. Остается создать объем выдач наличных из кассы, необходимый для расчета лимита по второму способу. Для этого покупают что-нибудь нужное (канцелярские товары, инструменты, расходные материалы и т. п.) за наличные, разово сняв деньги в банке и выдав их подотчетнику. Вот и расходы из кассы. Количество дней между снятиями наличных в банке устанавливают равным 7 (показатель Nn утверждается директором в приказе о лимите). Это не обяжет вас в будущем снимать деньги с расчетного счета.

Приобретая что-либо за наличные, помните о другом лимите - расчетов наличными с участием юрлица, он составляет 100 тыс. руб. по одному договор упп. 1, 2 , 6 Указания ЦБ от 07.10.2013 № 3073-У .

Когда операции с наличными есть, а лимит получается нулевым, то его, строго говоря, тоже необходимо закрепить приказом. Ведь лимит должен быть установлен у каждой организации, у которой есть кассовые операции (то есть прием и/или выдача наличных), исключение сделано только для малых предприяти йпп. 1, 2 Указания . Однако штрафа за отсутствие приказа о лимите в тех случаях, когда в кассе не остается наличных, не предусмотрено.

Расчет лимита, если есть обособленные подразделения

У каждого ОП, работающего с наличными, должны быть:

• свой лимит остатка наличных в кассе;
• своя кассовая книга - в ней и отражается тот самый остаток на конец дня, который не должен превышать лими тпп. 2 , 4.6 Указания .

Обособленным в рамках кассовых правил считается любое подразделение, в котором оборудовано (неважно, на какой срок) хотя бы одно рабочее мест оп. 2 Указания . Чтобы правильно установить лимиты, разделите все свои ОП на две группы - для каждой в Указании предусмотрено свое правило расчета лимита.

ГРУППА 1. ОП, которые сверхлимитные наличные сдают в банк для зачисления на счет организации (далее - ОП-1)

Здесь не имеет значения, выделен ли ОП отдельный счет и есть ли у руководителя ОП полномочия распоряжаться средствами на нем или нет. То есть даже магазин (или точка продаж), работник которого зачисляет наличные на счет организации по корпоративной карте через банкомат, относится к этой группе ОП.

К указанной группе относятся и ОП, которые сдают наличные и на счет, и в другие кассы организации.

Каждому такому ОП лимит устанавливается по правилам, предусмотренным для юрлица, - исходя только из показателей и характера деятельности этого ОП. При этом способ расчета (по поступлениям или по расходам), расчетный период, интервал времени между обращениями в банк могут и не совпадать с выбранными для расчета лимитов самой организации и каждого из других ОП-1.

Наличную выручку и наличные расходы ОП-1 нельзя учитывать при подсчете лимита «остальной» организации.

Возьмем для примера такую ситуацию. У организации есть головное подразделение и одно ОП-1. Поэтому у нее два лимита:

• лимит самой организации, в данном случае он сводится к лимиту ГП;
• лимит ОП.

При этом у ГП лимит рассчитан по расходам за март 2015 г., так как выручки у него не бывает, а наибольшая сумма выдач из кассы была как раз в этом месяце. А у ОП-1 есть наличная выручка и почти нет расходов. Вы вправе рассчитать этому ОП лимит по выручке, причем не за март 2015 г., а за другой расчетный период - с наибольшими поступлениями от продаж. Понятно, что и значения третьего показателя формулы тоже могут различаться. А когда для организации и для ОП-1 выбран одинаковый способ расчета лимита, то разными могут быть расчетный период и Nc/Nn.

Лимит каждому ОП-1 должен быть утвержден приказом:

• <или> директора организации;
• <или> другого лица, которому директор по доверенности передал полномочия установить лимит именно этому конкретному ОП. Таким лицом может быть и руководитель этого ОП.

Если же такой приказ подписан руководителем ОП, у которого нет на это доверенности директора, то лимит не установлен и любой остаток в кассе - нарушени еп. 2 Указания ; п. 129 Постановления Пленума ВС от 23.06.2015 № 25 .

ГРУППА 2. ОП, которые сдают излишки наличных в другую кассу организации (далее - ОП-2)

Этим ОП лимиты определите так.

ШАГ 1. Рассчитайте единый лимит по совокупной выручке/совокупным расходам (смотря какой способ выберете) всех ОП-2 и головного подразделения за единый расчетный период. Получится общий лимит - лимит организации.

Расчетный период, напомним, определяют в рабочих днях. День будет считаться рабочим, если работало хотя бы одно подразделение - ГП или какое-то из ОП-2. Например, у организации головной офис, который закрыт в субботу и воскресенье, и два магазина, которые работают без выходных. Максимальная наличная выручка, которая даст наибольший лимит, у организации была 26 и 27 декабря 2015 г. Для головного офиса эти 2 дня нерабочие. Несмотря на это, их можно взять в качестве расчетного периода.

Тут может появиться вопрос о том, какой способ расчета лимита взять, если характер деятельности у подразделений различается. Вы не обязаны брать способ расчета исключительно по показателям ГП - смотрите в целом по ГП и ОП-2.

Например, если у ГП вообще нет наличной выручки, а у ОП-2 она есть, то ничто не мешает вам выбрать расчет по объему поступлений.

Еще пример. Есть ГП и несколько ОП-2. «Голова» в основном расходует деньги из кассы, в том числе и принятые от «обособок». А «обособки» в основном получают деньги, это точки продаж. Поперебирайте совокупные поступления от продаж и совокупные выдачи в кассах ГП и всех ОП-2 за разные расчетные периоды и посмотрите: чего окажется больше - то и даст максимальный лимит. Осторожный подход - рассчитать по тому показателю, который преобладает в настоящее время.

Можно взять расчетный период из тех времен, когда какого-то из ОП-2 еще не было, - конечно, только если его появление не изменило характер деятельности организации.

ШАГ 2. Из суммы этого общего лимита выделите каждому ОП-2 свой лимит. Кому и сколько - решите сами, никаких ограничений тут нет. Исходите из потребности каждого ОП-2 в наличных и его возможностей оперативно сдать деньги в другую кассу организации. И уж конечно, вовсе не обязательно распределять лимиты между ОП-2 пропорционально «вкладу» каждого такого ОП в объем поступлений/объем выдач, использованный в расчете лимита.

ШАГ 3. Результат распределения закрепите приказом директора (уполномоченного им лица). Удобно это сделать в приказе об установлении лимита организации. Сделайте несколько экземпляров приказа - по одному для каждого ОП-2 и для ГП. Каждому ОП (руководителю или, если у ОП его нет, кассиру) передайте его экземпляр под роспись.

В отношении лимита ГП в кассовых правилах есть неясность. Должен ли быть у ГП свой фиксированный лимит? Или же оно может оставлять в кассе сумму, определяемую как общий лимит организации за минусом фактических остатков во всех ОП-2 на конец каждого конкретного дня?

Например, у организации есть одно ОП-2. По общей выручке ГП и этого ОП лимит получился 300 000 руб., из них 200 000 руб. выделено как лимит ОП. На конец дня остаток в кассе ОП составил 150 000 руб. Сколько может оставить у себя в кассе ГП до следующего дня: только 100 000 или 150 000?

Безопасно зафиксировать лимит ГП, в нашем случае это будет 100 000 руб. Да это и удобно, когда касса в ГП закрывается раньше кассы в ОП-2.

Если ОП-2 сдает деньги в кассу ОП-1

Тогда вы можете определить лимиты иначе. Лимит организации рассчитайте без учета денег этих двух ОП. Лимит ОП-1 определите с учетом выручки/расходов ОП-2, то есть по их совокупной выручке или совокупным расходам за единый расчетный период. Часть получившегося лимита ОП-1 (какую - решите сами) закрепите за ОП-2 как его собственный лимит.

Проще говоря, в целях расчета лимита эти два подразделения выступают как отдельная организация с «головой» в ОП-1. И лимит этому тандему определяется по тем же правилам, что и для ГП и ОП-2 ().

Так можно сделать, даже если характер деятельности у ОП-1 и ОП-2 разный: например, ОП-2 только получает наличные (от продаж) и передает их ОП-1, а ОП-1 только расходует эти деньги и сдает излишки в банк.

Обоснование такое. У ОП-1 лимит определяют по правилам, установленным для организаций. Для организаций есть правило о том, что они определяют свой лимит с учетом лимитов «обособок», сдающих деньги в их кассу. Получается, что раз ОП-2 сдает деньги в кассу ОП-1, то лимит у ОП-1 можно установить с учетом лимита ОП-2.

Приказ о лимите ОП-2 в этом случае должен подписать тот же, кто подписывает приказ о лимите ОП-1.

Если в ГП нет операций с наличными, а в ОП есть

Если ГП не принимает и не выдает деньги, то кассы у него нет и лимит ему не нужен. Такое может быть, когда у организации имеются:

• <или> только ОП-1 (одно или несколько). Тогда у каждого из ОП-1 будет свой лимит, рассчитанный исходя из его показателей, а у организации лимита не будет. И это не нарушение;
• <или> ОП-1 и ОП-2, но все ОП-2 сдают деньги в кассу какого-либо из ОП-1. Тут два равноправных варианта. Первый: лимит каждому ОП-2 нужно выделить из лимита того ОП-1, в чью кассу оно сдает деньги, рассчитав их общий лимит так, как описано выше. Второй: по совокупным показателям всех ОП-2 рассчитать их общий лимит - как лимит организации - и полностью распределить его между ними, ничего не оставив на ГП.

Если ОП не сдает деньги ни в ГП, ни в другое ОП, ни в банк

Например, ОП находится далеко от всех остальных подразделений. У него столь незначительная наличная выручка, что руководство не видит смысла сдавать ее в банк, а оставляет ее в кассе на мелкие текущие расходы. Нередко такая ситуация ставит бухгалтера в тупик: как установить лимит такому ОП, если для него правил не предусмотрено?

На самом деле такое положение дел само по себе - нарушение. Без лимита ОП просто не имеет права оставлять деньги в кассе (за исключением сумм, предназначенных для зарплатных и социальных выплат, в дни выдачи зарплаты, но не больше 5 рабочих днейпп. 6.5 , 2 Указания ). Любой остаток в кассе на конец дня оно обязано сдать - или в банк, или другую кассу организации. Если еще ни разу не сдавало - составьте приказ о том, куда в принципе должно сдавать (если в банк, то заодно установите, с какой периодичностью). Основываясь на этом приказе, выберите способ расчета лимита. Если на деле предполагается, что все наличные ОП все равно будут оставаться в нем, выделите такой лимит, чтобы его всегда хватало.

Если открыли новое ОП

Зависит от того, к какой группе оно относится:

• <если> это ОП-1, установите ему лимит исходя из его ожидаемой выручки или его ожидаемых расходов. Поскольку таким ОП лимит следует устанавливать по правилам, предусмотренным для лимита организации, то и правило о расчете «по ожиданиям» для нового ОП-1 тоже действует. Лимит организации при этом переустанавливать не нужно;
• <если> это ОП-2, то выделите ему часть существующего на этот момент лимита организации. При этом лимит организации нельзя увеличить на ожидаемые в ОП-2 объемы выручки или расходов. Как только ОП начнет работать с наличными, можно будет с учетом его объема поступлений или выдач увеличить лимит для всей организации.

Если в новом подразделении планируются сразу большие объемы, дайте руководителю ОП или другому его сотруднику полномочия сдавать деньги в банк. Тогда новому подразделению можно будет установить лимит «по ожиданиям».

Если закрыли ОП

Пересчитывать ли лимит организации? Важно, каким было закрытое ОП:

• <если> ОП-1, то ничего с лимитом организации делать не нужно. Ведь лимит этого ОП был рассчитан только по его собственным показателям, которые не учитывались при расчете лимита организации;
• <если> ОП-2, то ранее ему была выделена часть лимита организации, который определялся по совокупным показателям всех подразделений. Чтобы эта часть не пропадала, можно распределить ее между ГП и остальными ОП-2. То есть отдельным приказом директора установить им новые лимиты, не пересчитывая и не переустанавливая лимит самой организации. Но помните, что расчет лимита должен учитывать характер деятельности организации. Например, лимит организации рассчитан по выручке, а львиную ее долю приносило закрытое ОП-2 и никакому другому подразделению его функции не будут переданы. Тогда на дату его закрытия безопасно лимит организации пересчитать - так, чтобы в расчет не входили показатели закрытого ОП.

А теперь о копейках. Лимит устанавливают в рубля хпп. 1, 2 приложения к Указанию . Поэтому результат расчета можно округлить по правилам математик иПисьма ЦБ от 24.09.2012 № 36-3/1876 ; ФНС от 06.03.2014 № ЕД-4-2/4116@ : сумму менее 50 коп. отбросить, а сумму 50 коп. и более округлить до полного рубля.

• Что такое кассовая дисциплина
• Какие документы нужны для ведения кассовой дисциплины
• Кто осуществляет проверку кассовой дисциплины

Кассовая дисциплина – это правила оформления кассовых операций. Говоря простым языком, правила приема, хранения и выдачи наличных денег. Для понимания термина «Кассовая дисциплина» следует четко понимать различия в определениях «Кассовый аппарат» и «Касса».

Кассовый аппарат (ККМ, ККТ) – это устройство, с помощью которого производится прием от клиентов за товары или услуги наличных денежных средств. Их может быть как один так и несколько и зависит от потребности в ККТ вашего бизнеса, а также количества торговых точек. Однако по каждому установленному аппарату должна вестись соответствующая требованиям законодательства отчетность.

Касса предприятия (операционная касса) – это учет всех действий в компании, которые касаются наличных денег. Деньги, принятые с помощью ККМ, также сдаются в общую кассу организации. Затем эти деньги либо оформляются для произведения наличных расходов, либо инкассируются в обслуживающий банк для зачисления на расчетный счет. Каких-то особых требований по содержанию кассы предприятия законодательством не оговорено, поэтому в этой роли может выступать как коробка от обуви, так и целый кабинет. В кассе хранятся физически деньги фирмы и все, что с ними происходит, должно подтверждаться соответствующими документами. Это и называется кассовой дисциплиной.

Правила кассовой дисциплины:

1. Все действия с наличными деньгами должны оформляться документально.
2. Важно строго следить за соблюдением лимита кассы.
3. При выдаче денег на любые нужды в обязательном порядке должны выдаваться соответствующие документы.
4. Нельзя превышать ограничение на наличные расчеты между двумя субъектами предпринимательства, на сегодняшний день эта сумма не должна превышать 100 тысяч рублей на один договор.

Кто должен соблюдать кассовую дисциплину

Обязанность по соблюдению кассовой дисциплины возлагается на все субъекты административно-хозяйтсвенного сектора, которые работают с наличными деньгами. И не важно, принимаются они по ККМ или БСО. Используемая система расчета налогов в компании также не влияет на необходимость соблюдения кассовой дисциплины.

Правда для индивидуальных предпринимателей с середины 2014 года эти правила немного упрощены. В частности, упразднено оформление приходных и расходных ордеров и кассовой книги. Требуется только оформление документов при выдаче наличных денег на заработную плату работникам.

Кроме того, лимит остатка кассы не устанавливается для индивидуальных предпринимателей и предприятий, имеющих до ста работников, при условии, что общий размер годовой выручки не превышает 800 миллионов рублей.

Все правила кассовой дисциплины можно найти в указаниях ЦБ РФ (Указание от и Указание от ).

Новый курс в «Школе Генерального Директора»

Ведение кассовой дисциплины для ООО и ИП. Перечень документов

Для соблюдения кассовых правил на предприятии должно быть отдельное уполномоченное лицо – кассир. Однако это может делать и директор или непосредственно сам индивидуальный предприниматель. В случае, когда предприятие имеет нескольких кассиров, обязательно назначается старший кассир. Также должно быть назначено лицо, ответственное за . Обычно это главный бухгалтер, но в зависимости от ситуации, может быть и кассир или непосредственно сам ИП. Также это может быть организация, осуществляющая ведение бухгалтерского учета.

С 2015 года необходимо оформлять следующие документы по кассовым операциям:

1. Приходный кассовый ордер (ПКО) выписывается на каждое поступление наличных денег в кассу. Когда наличные деньги принимаются с помощью ККМ или БСО, то такой ордер может быть выписан один на общую сумму за смену.
2. Расходный кассовый ордер (РКО) оформляется на каждую расходную операцию, т.е. на любую выдачу денег из кассы. Обязательно необходимо проверять правильность заполнения таких ордеров и удостоверить личность сотрудника, которому выдаются деньги.
3. Кассовая книга (форма КО-4) – здесь ведется учет всех приходно-расходных операций, т.е. данные каждого ПКО и РКО должны быть в ней отражены. В обязанности кассира входит проведение ежедневной сверки сумм наличности с остатками по кассовым документам. Это допускается не делать, если за смену не было никаких операций.
4. Книга учета (форма КО-5) должна заполняться, если на предприятии более одного кассира. В этой книге отражаются все движения денег между кассирами и старшим кассиром. Обязательно их удостоверять личными подписями.
5. Расчетно-платежная ведомость и платежная ведомость должны составляться и подписываться работниками при осуществлении им выплат.

Ведение кассовых документов приемлемо как в бумажном, так и в электронном виде.

При ручном оформлении документы должны быть удостоверены оригинальными подписями.

Документы в электронном виде оформляются при помощи компьютера (другой техники) с обеспечением их защиты от несанкционированного доступа и подписываются электронными подписями.

Напоминаем! К кассовой дисциплине не относятся книги учета доходов и расходов, БСО, а также отчет и журнал кассира-операциониста.

• Автоматизация магазина: программа, внедрение, контроль

Ведение кассовой книги в обособленном подразделении

Обязанность по ведению кассовой книги возложена на все обособленные подразделения организации, в которых совершаются кассовые операции. Такие разъяснения даны департаментом наличного денежного обращения Банка России в письме от 4 мая 2012 г. № 29-1-1-6/3255. Аналогичной позиции придерживается и ФНС России в письме от 17 мая 2013 г. № АС-4-2/8827.

В арбитражной практике по этому вопросу нет единого мнения.

Некоторые суды считают, что независимо от того, является или нет обособленное подразделение филиалом (представительством), оно должно вести кассовую книгу (см. постановление Тринадцатого арбитражного апелляционного суда от 19 марта 2013 г. № А56-59643/2012).

Однако есть примеры судебных решений, в которых говорится, что кассовую книгу обязаны вести только сама организация, ее филиалы и представительства (см., постановления Второго арбитражного апелляционного суда от 25 декабря 2012 г. № А28-6462/2012, Тринадцатого арбитражного апелляционного суда от 10 декабря 2012 г. № А56-39499/2012). Следует учитывать, что на практике такой подход может привести к спору с проверяющими. Есть вероятность, что налоговая инспекция посчитает действия организации неправомерными и привлечет ее к ответственности (ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ).

Что такое лимит остатка по кассе

Лимит кассы или переходящий остаток – это предельно возможная сумма наличности, которую допускается оставлять в кассе на конец смены. Все, превышающие его суммы, должны быть сданы в банк. Правда допустимы небольшие отклонения в дни, когда предполагается выдача большого количества наличности (дни зарплаты) или в праздники.

К установлению лимита кассы следует подходить крайне ответственно, так как если лимит не будет установлен на конец рабочей смены, в кассе не должно быть ни рубля. Иначе будет нарушение, за которое предусмотрена административная ответственность и штраф.

Приказ для установления лимита по кассе. Лимит необходимо рассчитать и закрепить во внутреннем приказе, которым может быть установлен лимит как на конкретный промежуток времени, так и на неограниченный срок, т.е. до издания нового приказа.

Упрощенный порядок. Для малых предприятий (менее 100 сотрудников и выручка за предыдущий год менее 800 миллионов рублей) и индивидуальных предпринимателей, с 1 июня 2014 года установление лимита остатка кассы не является обязательным. Однако для его отмены необходимо оформление соответствующего приказа, основанного на Указании Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У, где непременно должна содержаться следующая формулировка: «Хранить наличные денежные средства в кассе без установления лимита остатка в кассе».

• Оптимизация продаж: 4 проблемы, которые решит мобильное приложение

Как по правилам кассовой дисциплины происходит выдача денег подотчетным лицам

Подотчетные деньги – это наличность, выдаваемая работнику для оплаты хозяйственных расходов, командировочных и иных нужд предприятия. Для выдачи таких денег обязательно заявление от сотрудника, получаемого деньги, в котором необходимо указать полную сумму, период и цель их получения. На заявлении должна быть подпись руководителя.

В случае оплаты хозяйственных или иных расходов предприятия собственными средствами сотрудника, они подлежат возмещению также на основании заявления, в котором обязательно должно быть указано, что «у сотрудника отсутствует задолженность по ранее выданным авансам». Это является требованием законодательства, согласно которому сотрудник перед получением отчетных денег должен полностью отчитаться по полученным ранее авансам.

На предоставление отчета по истраченным денежным средствам сотруднику дается 3 рабочих дня с момента истечения срока, на который денежные средства были выданы, либо со дня выхода на работу. Расходы подтверждаются соответствующими чеками, которые прикладываются к авансовому отчету. Это необходимо для принятия их к зачету как расходов и правильному исчислению налогооблагаемой базы. Кроме того, на денежные средства, потраченные без подтверждающих документов, необходимо уплатить страховые взносы и удержать НДФЛ.

Ограничение в выдаче денег по правилам

Также следует уделять пристальное внимание проведению наличных расчетов между субъектами хозяйствования. Это не относится на расчеты с физическими лицами. Юридические лица и ИП могут осуществлять между собой расчеты наличными, но не более 100 тысяч рублей в пределах одного договора.

Это ограничение не применяется также при выдаче из кассы заработной платы работникам, подотчетных денежных средств работнику – физическому лицу, если эти деньги не планируется использовать на оплату товаров и услуг от имени организации на основании доверенности.

Важно! Наличные деньги из кассы нельзя использовать на погашение займов, оплату аренды и выплату дивидендов.

Кому и когда можно брать деньги из кассы на личные нужны

Любые доходы организации принадлежат непосредственно организации. Поэтому оплата личных нужд учредителей, даже если он всего один, из кассы предприятия производиться не может.

Это не распространяется на ИП, которые могут использовать деньги как из кассы, так и с расчетного счета в любых количествах при условии отсутствия задолженностей по уплате страховых и налоговых взносов.

В случае отсутствия у индивидуального предпринимателя приказа об отмене ведения кассовых документов, для получения наличности из кассы, должен быть обязательно оформлен расходный ордер, содержащий следующую формулировку: «Выдача денежных средств предпринимателю на собственные нужды» или «Передача предпринимателю доходов от текущей деятельности».

Проверка кассовой дисциплины. На что обращают внимание налоговые органы

Ранее уполномоченными на проверку соблюдения правил кассовой дисциплины были банки. Однако с 2012 года эта компетенция передана представителям ФНС, которые при выездной проверке могут проконтролировать:

• правильность ведения учета наличности в кассе;
• информацию, зафиксированную на фискальной памяти ККМ, путем распечатки отчетов;
• любые документы, относящиеся к оформлению кассовых операций (приходные и расходные ордера, отчеты кассового аппарата, кассовую книгу);
• своевременность выдачи кассовых чеков покупателям.

Штрафы за нарушение кассовой дисциплины

Кассовая дисциплина обязывает субъекты хозяйствования соблюдать правила и предусматривает серьезную ответственность за их нарушение. Свод возможных нарушений кассовой дисциплины содержится в ст. 14.5 и 15.1 Кодекса РФ об административных правонарушениях.

Действия, которые не относятся к описанным в данных статьях, не могут квалифицироваться проверяющими как правонарушения, соответственно, за них не может быть выписан штраф. Именно поэтому следует знать, за что могут наказать при выявлении фактов несоблюдения кассовой дисциплины, а за что нет.

1. Не применение ККТ

Согласно статьи 14.5 КоАП это является нарушением и предусматривает ответственность в виде штрафа:

• на должностных лиц - от 3000 до 4000 рублей;
• на юридических лиц - от 30 000 до 40 000 рублей.

Например, за время отсутствия администратора в салоне красоты, парикмахер не пробил чек клиенту. Несмотря на то что эти обязанности не входят в полномочия парикмахера, представители налоговой выписали штраф в 30 тысяч. В суде решение опротестовать не удалось, так как ООО признали виновным в необеспечении соблюдения требований о применении ККТ работниками предприятия. Президиум Высшего арбитражного суда РФ также поддержал налоговую и оставил решение в силе. Постановлением от 3 августа 2004 г. № 6902/04 виновной была признана организация, несмотря на доводы представителей организации о виновности непосредственно кассира.

Как показывает практика, штраф за такие нарушения налагается на всю организацию, хотя виноватым действительно может быть только один работник. Конечно, компании заинтересованы, чтобы оштрафовали только работника, так как сумма штрафа (согласно ст. 14.5 Кодекса РФ об административных правонарушениях) значительно ниже. Однако следует учитывать, что добиваясь возложения штрафа на должностное лицо, можно получить в итоге два. Так как законодательство допускает наложение штрафа и на лицо, допустившее нарушение, и на организацию, в которой оно совершено.

2. Превышение кассового лимита

На основании статьи 15.1 Кодекса РФ об административных правонарушениях, за нарушение лимитов кассы можно получить штраф от 40 000 до 50 000 рублей. Кассовая дисциплина с 2016 года обязывает эти лимиты строго соблюдать.

Как показывает практика, представители налоговой часто не соблюдают срок, установленный для наложения ответственности за это нарушение. Поэтому, если истекло 2 месяца с момента нарушения, и такой штраф все-таки наложили, смело идите в суд.

Если в компании выручка составила менее 800 миллионов рублей, а численность сотрудников меньше 100 человек, компания с середины 2015 года может отменить лимит остатка кассы сразу, причислив себя к малым предприятиям.

Например, за 2012 и 2013 год компания получала выручку в размере 500 млн руб. ежегодно. Это превышает установленные на то время лимиты (500 млн> 400 млн). Поэтому в указанные годы предприятие нельзя было относить к малым. За 2014 год организация получила 700 млн руб. выручки.

И с 25 июля 2015 года компания должна соблюдать новый лимит – не более 800 млн. Соответственно, есть все основания относить предприятие к числу малых, если, конечно, его численность за предыдущий год не более 100 человек, и в уставном капитале фирмы не более 49% доли крупных организаций.

Поэтому фирма имеет законное основание отменить лимит остатка кассы любой датой после 25.07.2015 г.

3. Хранение наличных денежных средств

Кассовая дисциплина 2016 года определяет правила хранения наличных денег, поступивших в кассу предприятия. Основным нарушением этих правил обычно является отсутствие кассовой комнаты, согласно правилам, которая должна представлять собой изолированное помещение, предназначенное для приема, выдачи и временного хранения наличных денег. В соответствии со ст. 15.1 Кодекса РФ об административных правонарушениях, за такое нарушение может быть наложен штраф на сумму от 40 000 до 50 000 рублей на предприятие.

Однако суд может отменить данный штраф в случае непредоставления полных и достоверных доказательств представителями налоговой. Соответственно контролеры должны в обязательном порядке:

• обнаружить свободные наличные денежные средства организации и точно определить их количество;
• зафиксировать достоверный факт их ненадлежащего хранения;
• указать конкретные нормы законодательства, которые были нарушены;
• указать дату и точное место совершения правонарушения.

В случае, если контролеры не смогут определить точное помещение, в котором находится касса и не смогут предоставить других доказательств, то суд будет на стороне организации (постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 4 октября 2005 г. № А33-5576/05-Ф02-4795/05-С1).

4. Неоприходование наличной выручки

Неоприходованные надлежащим образом денежные средства в кассе согласно ст. 15.1 Кодекса РФ об административных правонарушениях, являются основанием для приличных по размеру штрафов (до 50 000 руб.). Пример такого дела, решение по которому было принято в пользу налоговой, - постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 7 марта 2007 г. № Ф04-1084/2007(32053-А70-27). Кроме того, попавшись на таком нарушении очень велик риск привлечь выездную проверку. Так как это является основанием допускать факт уклонения от уплаты налогов путем занижения сумм выручки.

5. Превышение лимита расчетов наличными

Также популярное нарушение кассовой дисциплины. С учетом лимита в 100 000 рублей возникают вопросы по исчислению этих сумм, к примеру, если договор не оформлен на бумажном носителе или если оформляются однотипные договоры на разные суммы, которые менее установленного лимита

В соответствии с п. 3 ст. 434 ГК РФ договор не обязательно заключается в виде единого документа. Согласно п. 6 Указания Банка России от 7 октября 2013 г. № 3073-У, лимит устанавливается в пределах одного договора. Но договоры далеко не всегда оформляются письменно. К примеру, если предприятие получает товар по накладной и оплачивает на основании выставленного счета, то лимиты нужно считать в рамках каждой отгрузки.

Счет, оформленный надлежащим образом и содержащий наименование и количество приобретаемого товара, может являться офертой. А оплата, согласно п. 1 ст. 435, ст. 438 ГК РФ, является акцептом этой оферты. Отсюда и возможность заключения разовых сделок купли-продажи, не превышающих разовый лимит в 100 00 рублей (постановление Восьмого арбитражного апелляционного суда от 17 декабря 2013 г. по делу № А75-4466/2013).

Соответственно, если сумма по одной накладной менее 100 000 рублей, допускается ее оплата наличными денежными средствами из кассы предприятия. Однако, в случае наличия долгосрочного договора поставки, претензии проверяющего будут вполне обоснованы. Но в случае отсутствия ссылки на этот договор в накладных, есть все основания для оспаривания решения в суде (постановление Третьего арбитражного апелляционного суда от 9 апреля 2013 г. по делу № А33-18496/2012).

Бытует мнение, что лимит ограничен сутками. Однако, это ошибочное мнение. Лимит ограничивает сумму только в рамках одного договора. Периодичность платежей эта норма не регулирует. Если компания имеет разные договоры, суммы которых не превышают 100 000 рублей, то по ним вполне можно производить оплаты в течение одного дня.