Система распорядительной документации. Контрольная работа: Система распорядительной документации. Документооборот и его основные этапы

1. Теоретические вопросы

1.1. Система распорядительной документации. Постановление. Решение

Краспорядительным документам относятся: постановления, приказы, решения, распоряжения. Они носят административный характер. Обращены к нижестоящим или подчинённым организациям, группам или отдельным должностным лицам.

Проект распорядительных документов может быть подготовлен структурными подразделениями или отдельными специалистами, а также рабочей группой.

Для подготовки проекта документа надо изучить существо вопроса, просмотреть предыдущие документы по данному вопросу, учесть различные мнения и написать проект. Проект обсуждают и принимают на заседании коллегиального органа или согласовывают и подписывают у руководителя организации. Подготовленный документ доводят до сведения заинтересованных сторон.

Все распорядительные документы делятся на две группы:

1. Издаваемые на основе коллегиальности (постановления коллегии, собрания), решения коллегиальных органов.

2. Издаваемые на основе единоначалия (приказы, распоряжения).

Приказ - распорядительный акт, издаваемый руководителем организации по наиболее важным, глобальным вопросам деятельности учреждения для разрешения основных и оперативных задач.

Приказами оформляются: порядок деятельности предприятия, решения и поручения по организации работы, организационные мероприятия, итоги работы, результаты ревизий и т.д.

Различают приказы:

1. По основной деятельности (по общим вопросам)

2. По личному составу (по кадрам)

РАСПОРЯЖЕНИЕ – это распорядительный акт, издаваемый руководителем для разрешения оперативных вопросов.

Распоряжения организации составляются в основном по вопросам:

Информационно-методического характера,

Повседневной административной, производственно-хозяйственной деятельности,

Связанным с организацией исполнения приказов, инструкций, правил, других документов (напр., о распределении обязанностей между заместителями руководителя компании; о передаче дел увольняемыми сотрудниками; о сроках предоставления авансовой отчётности; о порядке использования служебного автотранспорта и т.п.).

Распоряжение государственного или муниципального органа управления - правовой акт, обязательный для исполнения организациями и гражданами, которым распоряжение адресовано.

Распоряжения, затрагивающие права и интересы граждан, должны быть опубликованы в течение двух недель в официальных изданиях.

Решение - распорядительный документ коллегиального органа управления. Издаётся министерствами, ведомствами, научными советами).

Решения издают организации (при коллегиальном управлении, например, Совет директоров, и при единоначалии), государственные органы и общественные организации.

Оформляется на общем бланке. Эти документы также состоят из двух частей - констатирующей и распорядительной.

ПОСТАНОВЛЕНИЕ - документ, который издают высшие органы государственной власти, - комитеты и комиссии, образуемые при органах власти.

Постановления, издаваемые высшими органами гос. власти подписываются Председателем.

Различают постановления организационного характера и адресуемые для исполнениядругим органам. Первые позволяют решать организационные вопросы деятельности комиссий, комитетов (вопросы, связанные с созданием органа, распределением обязанностей между членами, утверждением плана. Вторые предназначены для исполнения предприятиями, учреждениями, должностными лицами.

Комиссии, обладающие властными полномочиями (административные, наблюдательные, по делам несовершеннолетних) принимают постановления, обязательные для исполнения.

Комиссии, не обладающие властными полномочиями, принимают постановления рекомендательного характера. ("Предложить", "Рекомендовать").

В постановлениях раскрывают хозяйственные, политические и организационные вопросы. Часто с помощью постановлений утверждают разные нормативные документы.

Постановлением является также заключительная часть протокола заседания коллегиального органа (собрания, правления, президиума и т.п.). Эти постановления подписывают председатель коллегиального органа и секретарь. Проект постановления визирует юрисконсульт.

ПОДГОТОВКА РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ

Можно выделить следующие стадии подготовки распорядительного документа: изучение существа вопроса, подготовка проекта документа, согласование, подписание. Для постановлений и решений добавляется стадия обсуждения и принятия этих документов на заседании коллегиального органа.

Подготовка проекта распорядительного документа может быть поручена одному или нескольким структурным подразделениям или отдельным должностным лицам. При разработке проектов сложных и больших распорядительных документов могут создаваться рабочие группы (комиссии), привлекаться учёные или квалифицированные специалисты из числа практических работников.

Для подготовки проекта распорядительного документа собирают всю необходимую информацию, составляют черновик документа, затем редактируют и уточняют. Проект распорядительного документ подлежит согласованию с заинтересованными подразделениями или должностными лицами, которых он касается. Согласование осуществляется путём визирования (при внешнем согласовании - проставлением грифа согласования). Например, виза юрисконсульта говорит о соответствии документа законодательным и нормативным актам.

Визы и гриф согласования проставляются на первом экземпляре проекта. В случае несогласия с проектом пишется заключение. Если в процессе доработки в проект внесены значительные поправки, документ подлежит повторному согласованию. При наличии всех необходимых виз документ подписывается руководителем (никакие исправления в распорядительный документ после подписания не вносятся), регистрируется в канцелярии (нумерация валовая в пределах календарного года), а копии или выписки рассылаются заинтересованным лицам и подразделениям, или исполнителей знакомят с текстом распорядительного документа под расписку.

Распорядительные документы вступают в силу с момента их подписания. В ряде случаев срок вступления в силу указываются в самом документе.

1.2 Документооборот и его основные этапы

Документооборот - движение документов в организации с моментаихполучения или создания до завершения исполнения или отправки. Правильная организация документооборота способствует оперативному прохождению документов в аппарате управления, равномерной загрузке подразделений и должностных лиц, оказывает большое положительное влияние на управленческий процесс в целом.

Документооборот в учреждении осуществляется в виде потоков документов, циркулирующих между пунктами обработки информации (руководители учреждения и структурных подразделений, специалисты и квалифицированные служащие) и пунктами технической обработки собственно документов (экспедиция, служба размножения и др.).

При организации документооборота руководствуются положениями и принципами:

1. Движение потоков должно быть прямоточным, т.е. исключающим возвратные и другие маршруты.

2. Следует руководствоваться принципом однократного пребывания документа в одном структурном подразделении или у одного исполнителя. Пребывание документа в той или иной инстанции должно быть строго обусловлено необходимостью его обработки.

3. Различные операции по обработке документа следует выполнять параллельно, чтобы сократить время его пребывания в сфере делопроизводства и повысить оперативность исполнения. Например, копирование документа, в исполнении которого должны принимать участие несколько человек, и одновременная передача копий всем исполнителям, использование в возможных случаях учётных данных о документе вместо самого документа, размножение проекта документа для одновременного согласования его с несколькими учреждениями.

4. Копии с документа снимают после его рассмотрения руководством и написания резолюции. Количество копий соответствует количеству исполнителей; подлинник передаётся ответственному исполнителю, которому в установленные сроки передаются и исполненные копии.

5. Учётно-информационные данные о ходе движения и исполнения документа, результатах контроля могут передаваться по телефону, с помощью регистрационных карточек или ПК и другими методами, исключающими возвратное движение документов.

При проектировании рациональных документопотоков в учреждении составляют схемы движения основных групп и видов документов. Это позволяет установить рациональные маршруты и этапы обработки документов, унифицировать пути движения, порядок обработки различных их категорий и установить их на этой основе целесообразный порядок работы с документами в учреждении.

Схемы документооборота разрабатываются руководством делопроизводственной службы и согласовываются с руководителями заинтересованных структурных подразделений. Утверждает схемы прохождения документов руководитель делопроизводственной службы или учреждения.

Схемы разрабатываются для различных категорий документов (входящих, исходящих и внутренних; приказов по основной деятельности и личному составу и др. Для каждой группы документов создаётся отдельная схема обращения. Апробированные схемы документооборота включаются в инструкцию по делопроизводству или прилагаются к ней.

Работа с входящими документами включает следующие этапы обработки:

1. Приём и первичную обработку документов.

2. Предварительное рассмотрение.

3. Регистрацию.

4. Рассмотрение документов руководством.

6. Контроль исполнения.

7. Исполнение документов.

8. Подшивка в дело.

РАБОТА С ВНУТРЕННИМИ ДОКУМЕНТАМИ

Внутренними называются документы, которые составляются, исполняются, хранятся в рамках одного предприятия и не выходят за его пределы.

К внутренним документам относятся: приказы, распоряжения, положения, правила, инструкции, служебные и докладные записки.

На этапах подготовки и оформления порядок работы с внутренними документами такой же, как с исходящими:

Согласование проекта документа;

Подписание документа руководителем (или утверждение в нужных случаях);

Регистрация документа.

На этапах исполнения и завершения работ с внутренними документами порядок операций такой же, как и с входящими документами:

Передача документа исполнителю;

Контроль исполнения документа;

Исполнение документа;

Проставление отметки об исполнении;

Подшивка исполненного документа в дело.

РАБОТА С ИСХОДЯЩИМИ ДОКУМЕНТАМИ

Исходящие документы - это официальные документы, отправляемые из организации.

Исходящие документы могут быть отправлены:

По почте;

По факсу;

Курьером;

Электронной почтой.

Основные этапы обработки исходящих документов:

Составление проекта документа исполнителем;

Проверка правильности оформления проекта документа;

Составление проекта документа;

Подписание документа руководством;

Регистрация документа;

отправка документа адресату;

Обработка исходящих документов состоит из следующих операций:

Составление проекта документа,

Согласование проекта документа,

Проверка правильности оформления проекта документа секретарём,

Подписание документа руководителем учреждения (а в необходимых случаях - утверждения),

Регистрация документа,

Отправка документа адресату,

Подшивка второго экземпляра (копии) документа в дело.

1.3 Бланки документов

БЛАНК - это стандартный лист бумаги, на котором типографским или компьютерным способом воспроизводится постоянная информация об организации-авторе документа и отводится место для переменной информации.

Установлены два базовых вида бланков:

Бланк письма

Общий бланк (для всех остальных документов).

Бланк конкретного документа, т.е. общий бланк, дополненный названием конкретного вида документа (приказ, акт, протокол и др.)

Персональный должностной бланк.

Если есть необходимость, то на основе общего бланка могут разрабатываться бланки конкретных видов документов – протокола, акта, приказа и др. Допускается изготавливать персональные бланки должностных лиц. Бланки каждого вида составляются на основе углового или продольного расположения реквизитов. Наиболее рациональным считается угловое расположение реквизитов, т.к. при этом экономно используется площадь печатного листа.

В состав бланка могут входить элементы: герб (герб изображается на бланках учреждений и организаций только в случаях, предусмотренных законодательством), эмблема организации, название вышестоящей организации, название организации и др.

Бланки бывают двух форматов – А4 и А5.

Гербовые бланки изготавливаются только типографским путём.

Гербовые бланки являются документами строгого учёта. На них типографским способом или нумератором проставляют порядковые номера,
а при необходимости и серии этих номеров. Учёт гербовых бланков ведётся раздельно по видам бланков (писем, приказов и др.) в учётном журнале:

При поступлении (наименование вида гербового бланка, дата поступления, номер сопроводительного документа, наименование организации-поставщика гербовых бланков);

При выдаче бланков (наименование вида гербового бланка, количество экземпляров, серия и номера гербовых бланков, наименование отдела, фамилия и инициалы должностного лица, получившего бланк, расписка в получении, примечание (отметки об уничтожении и т.п.).

Гербовые бланки хранятся в запираемых и опечатываемых шкафах.

распоряжение документация этап документооборот

2. Итоговые тесты

1. Kорганизационным документам относятся (нажать нужные варианты):

б) уставы ;

в) штатное расписание ;

г) должностная инструкция ;

д) отчеты;

е) протоколы;

ж) письма

2.Какой бланк организации применяют для оформления приказа по основной деятельности?

а) бланк письма;

б) бланк конкретного типа документа ;

в) бланк должностного лица.

3. Правом подписания приказов владеет

а) руководитель структурного подразделения;

б) руководитель организации ;

в) должностное лицо-составитель приказа.

4. Какой реквизит обязательно оформляется при внешнем согласовании документа?

а) гриф согласования:

б) визы согласования;

г) гриф ограничения доступа к документу.

5. Из каких трех документопотоков состоит документооборот предприятия?

а) исходящего;

б) внутреннего ;

в) постоянного;

г) переменного;

д)случайного;

е) входящего .

6. По какой схеме строится текст служебного письма?

а) констатирующая часть - распорядительная часть;

б) введение - аналитическая часть - заключение ;

в) вводная часть основная часть.

7. Кто подписывает заявление?

а) руководитель организации;

б) руководитель структурного подразделения;

в)составитель.

8. Какой реквизит нужно оформить, чтобы копия документа приобрела юридическую силу?

а) отметка о заверении копии ;

б) отметка об исполнителе;

в) идентификатор электронной копии документа.

9. Какие два вида согласования документов существуют?

а) внешнее;

б) встречное;

в) внутреннее;

г) частное.

10. Процесс отнесения документов к определенному делу и систематизация документов внутри него называется

а) формированием дел ;

б) номенклатурой дел;

в) регистрацией документов.

3. Практические задания

1.1. Составить протокол общего собрания рабочих производственного кооператива «Заря», на котором обсуждался вопрос о создании производства строительных материалов для строительства жилых домов. На собрании была заслушана информация председателя о возможности создания такого цеха и перспективах его работы. После обсуждения было принято решение поручить председателю и его заместителю по строительству в течение шести месяцев развернуть работу и выделить для этих целей 285 тыс. руб.

Производственный кооператив «Заря»

ПРОТОКОЛ

общего собрания рабочих

I7.01.2011 №1 г. Энск

Председатель собрания: А. В. Ситников

Секретарь собрания: Н. П. Игнатьева

Присутствовали: 146 человек, список прилагается.

ПОВЕСТКА ДНЯ:

1. О создании производства строительных материалов для строительства жилых домов

О создания цеха производства строительных материалов для строительства жилых домов и перспективах его работы

Выступление председателя кооператива.

ПОСТАНОВИЛИ:

Поручить председателю и его заместителю по строительству в течение шести месяцев развернуть работу и выделить для этих целей 285 тыс. руб.

РЕШЕНИЕ ПРИНЯТО.

Председатель собрания ___________________ А. В. Ситников

Секретарь собрания: _____________________Н. П. Игнатьева

1.2. Подготовить письмо-ответ на запрос, полученный фирмой от предприятия, с которым сложились устойчивые производственные связи. Запрашивается комплект технической документации на пневматическое приспособление (327.3.887.000). Ответ положительный, но обязательно условие предоплаты.

Генеральному директору фирмы «Тарасенко и партнеры»

Г-ну П.М. Тарасенко,

а/я 133 Дудинск РФ

21.12.2010 № 01-07/11

на № 335 от 06.12.10

Запрос технической документации

Уважаемый Петр Макарович!

Я рассмотрел Ваше письмо от 6 января с просьбой о предоставлении комплекта технической документации на пневматическое приспособление (327.3.887.000).

Ваши аргументы в высшей степени убедительны, и я рад сообщить, что согласен с Вашей просьбой. Заказанный Вами комплект технической документации будет поставлен при условии 50% предоплаты.

Надеюсь, это будет способствовать нашим производственным связям.

Директор фирмы М.А.Петров

Н.М. Михайлова

1.3. Подготовить проект приказа директора ЗАО «Восход» о премировании работников планово-экономического отдела за досрочную разработку финансового плана. Премия выдается из фонда материального поощрения в размере 60 % ежемесячного должностного оклада. Другие данные в тексте и реквизиты указать самостоятельно.

Закрытое акционерное общество «Восход»

П Р И К А З

29.12.2010 № 234

г. Актюбинск

О премировании работников

планово-экономического отдела

За досрочную разработку финансового плана

П Р И К А З Ы В А Ю:

Премировать следующих работников планово-экономического отдела из фонда материального поощрения в размере 60 % ежемесячного должностного оклада.

1. Попова Г.Н.

2. Серова П.О.

3. Иванова А.Б.

Директор В.П. Галкин

Соловьёва

Литература

1. Делопроизводство (Организация и технологии документационного обеспечения управления): Учебник для вузов / Кузнецова Т.В., Санкина Л.В., Быкова Т.А. и др.; Под ред. Т.В. Кузнецовой. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2001. - 359 с.

2. Делопроизводство в Российской Федерации. Сборник нормативных документов. – М.: Гросс,2006.- 352с.

3. Замыцкова О.И. Делопроизводство. Учебн. пособие. - Ростов н/Д, Феникс, 2001.- 416 с.

Документооборот - движение документов в организации с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки. Правильная организация документооборота способствует оперативному прохождению документов в аппарате управления, равномерной загрузке подразделений и должностных лиц, оказывает большое положительное влияние на управленческий процесс в целом.

Документооборот в учреждении осуществляется в виде потоков документов, циркулирующих между пунктами обработки информации (руководители учреждения и структурных подразделений, специалисты и квалифицированные служащие) и пунктами технической обработки собственно документов (экспедиция, служба размножения и др.).

При организации документооборота руководствуются положениями и принципами:

1. Движение потоков должно быть прямоточным, т.е. исключающим возвратные и другие маршруты.

2. Следует руководствоваться принципом однократного пребывания документа в одном структурном подразделении или у одного исполнителя. Пребывание документа в той или иной инстанции должно быть строго обусловлено необходимостью его обработки.

3. Различные операции по обработке документа следует выполнять параллельно, чтобы сократить время его пребывания в сфере делопроизводства и повысить оперативность исполнения. Например, копирование документа, в исполнении которого должны принимать участие несколько человек, и одновременная передача копий всем исполнителям, использование в возможных случаях учётных данных о документе вместо самого документа, размножение проекта документа для одновременного согласования его с несколькими учреждениями.

4. Копии с документа снимают после его рассмотрения руководством и написания резолюции. Количество копий соответствует количеству исполнителей; подлинник передаётся ответственному исполнителю, которому в установленные сроки передаются и исполненные копии.

5. Учётно-информационные данные о ходе движения и исполнения документа, результатах контроля могут передаваться по телефону, с помощью регистрационных карточек или ПК и другими методами, исключающими возвратное движение документов.

При проектировании рациональных документопотоков в учреждении составляют схемы движения основных групп и видов документов. Это позволяет установить рациональные маршруты и этапы обработки документов, унифицировать пути движения, порядок обработки различных их категорий и установить их на этой основе целесообразный порядок работы с документами в учреждении.

Схемы документооборота разрабатываются руководством делопроизводственной службы и согласовываются с руководителями заинтересованных структурных подразделений. Утверждает схемы прохождения документов руководитель делопроизводственной службы или учреждения.

Схемы разрабатываются для различных категорий документов (входящих, исходящих и внутренних; приказов по основной деятельности и личному составу и др. Для каждой группы документов создаётся отдельная схема обращения. Апробированные схемы документооборота включаются в инструкцию по делопроизводству или прилагаются к ней.

Работа с входящими документами включает следующие этапы обработки:

1. Приём и первичную обработку документов.

2. Предварительное рассмотрение.

3. Регистрацию.

4. Рассмотрение документов руководством.

6. Контроль исполнения.

7. Исполнение документов.

8. Подшивка в дело.

РАБОТА С ВНУТРЕННИМИ ДОКУМЕНТАМИ

Внутренними называются документы, которые составляются, исполняются, хранятся в рамках одного предприятия и не выходят за его пределы.

К внутренним документам относятся: приказы, распоряжения, положения, правила, инструкции, служебные и докладные записки.

На этапах подготовки и оформления порядок работы с внутренними документами такой же, как с исходящими:

Согласование проекта документа;

Подписание документа руководителем (или утверждение в нужных случаях);

Регистрация документа.

На этапах исполнения и завершения работ с внутренними документами порядок операций такой же, как и с входящими документами:

Передача документа исполнителю;

Контроль исполнения документа;

Исполнение документа;

Проставление отметки об исполнении;

Подшивка исполненного документа в дело.

РАБОТА С ИСХОДЯЩИМИ ДОКУМЕНТАМИ

Исходящие документы - это официальные документы, отправляемые из организации.

Исходящие документы могут быть отправлены:

По почте;

По факсу;

Курьером;

Электронной почтой.

Основные этапы обработки исходящих документов:

Составление проекта документа исполнителем;

Проверка правильности оформления проекта документа;

Составление проекта документа;

Подписание документа руководством;

Регистрация документа;

отправка документа адресату;

Обработка исходящих документов состоит из следующих операций:

Составление проекта документа,

Согласование проекта документа,

Проверка правильности оформления проекта документа секретарём,

Подписание документа руководителем учреждения (а в необходимых случаях - утверждения),

Регистрация документа,

Отправка документа адресату,

Подшивка второго экземпляра (копии) документа в дело.

> Бланки документов

БЛАНК - это стандартный лист бумаги, на котором типографским или компьютерным способом воспроизводится постоянная информация об организации-авторе документа и отводится место для переменной информации.

Установлены два базовых вида бланков:

Бланк письма

Общий бланк (для всех остальных документов).

Бланк конкретного документа, т.е. общий бланк, дополненный названием конкретного вида документа (приказ, акт, протокол и др.)

Персональный должностной бланк.

Если есть необходимость, то на основе общего бланка могут разрабатываться бланки конкретных видов документов - протокола, акта, приказа и др. Допускается изготавливать персональные бланки должностных лиц. Бланки каждого вида составляются на основе углового или продольного расположения реквизитов. Наиболее рациональным считается угловое расположение реквизитов, т.к. при этом экономно используется площадь печатного листа.

В состав бланка могут входить элементы: герб (герб изображается на бланках учреждений и организаций только в случаях, предусмотренных законодательством), эмблема организации, название вышестоящей организации, название организации и др.

Бланки бывают двух форматов - А4 и А5.

Гербовые бланки изготавливаются только типографским путём.

Гербовые бланки являются документами строгого учёта. На них типографским способом или нумератором проставляют порядковые номера, а при необходимости и серии этих номеров. Учёт гербовых бланков ведётся раздельно по видам бланков (писем, приказов и др.) в учётном журнале:

При поступлении (наименование вида гербового бланка, дата поступления, номер сопроводительного документа, наименование организации-поставщика гербовых бланков);

При выдаче бланков (наименование вида гербового бланка, количество экземпляров, серия и номера гербовых бланков, наименование отдела, фамилия и инициалы должностного лица, получившего бланк, расписка в получении, примечание (отметки об уничтожении и т.п.).

Гербовые бланки хранятся в запираемых и опечатываемых шкафах.

распоряжение документация этап документооборот

Введение………………………………………………………………3

1. Понятие документооборота…………………………………..4

2. Основные этапы документооборота…………………………8

2.1 Составление и оформление документов……………………….8

2.2 Прием и регистрация документов…………………………….14

2.3 Контроль за исполнением документов………………….……21

2.4 Передача документов в архив…………………………………24

Заключение……………………………………………………….…27

Список литературы…………………………………………………28

Приложение №1………………………………………………….…29

Приложение №2………………………………………………….…30

Приложение №3………………………………………………….…37

Приложение №4……………………………………………………39

ВВЕДЕНИЕ

Тема документооборота имеет большую актуальность, так как от правильного выбора технологии работы зависит успех любой организации.

В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо совершенствование работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе.

Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех организации в целом.

Цель данной работы состоит в том, чтобы исследовать документооборот и ознакомиться с его основными этапами.

Задачи: рассмотреть, как правильно составляются и оформляются документы; проанализировать прием и регистрацию документов; исследовать контроль за исполнением документов; рассмотреть этапы передачи документов в архив.

1. Понятие документооборота

Документ есть закодированное определенным образом и зафиксированное на специальном носителе информационное сообщение (свидетельство), удостоверяющее, что факт хозяйственной жизни или существует, или совершен, или должен быть совершен.

Документооборот – движение документов на предприятии от их создания или получения от других организаций до принятия к учету, обработке и передачи в архив (См. приложение №1).

Бухгалтерским документом называется письменное свидетельство, которое подтверждает факт совершения хозяйственных операций, право на их совершение или устанавливает материальную ответственность работников за доверенные им ценности.

Бухгалтерскими документами оформляются любые хозяйственные операции в той последовательности, в какой они совершались. Это обеспечивает сплошной, непрерывный учет всех объектов учета; юридическое обоснование бухгалтерских записей, которые делают на основании документов, имеющих доказательную силу; использование документов для текущего контроля и оперативного руководства хозяйственной деятельностью организаций; контроль за сохранностью собственности, так как документами подтверждается ответственность работников за доверенные им ценности; укрепление законности, поскольку документы служат источником сведений для последующего контроля правильности, целесообразности и законности каждой хозяйственной операции при документальных ревизиях (См. приложение №3).

Все документы применяемые в настоящее время в хозяйственной деятельности, могут быть подразделены по следующим основным признакам:

· По отношению к предприятию документы подразделяются на внешние и внутренние. Внешние документы составляются корреспондентами предприятия, поступают от сторонних организаций и отражают взаимоотношения предприятия со своими контрагентами (платежные требования). Внутренние документы составляются на самом предприятии его сотрудниками и администраторами для оформления внутренних хозяйственных операций (приходный кассовый ордер).

· По объему отраженных хозяйственных операций – первичные и сводные документы. Первичные документы содержат информацию об одной хозяйственной операции (приходные и расходные кассовые ордера, накладные). Сводные документы предназначены для обобщения информации о всей совокупности однотипных хозяйственных операций за определенный промежуток времени (отчет кассира, товарный отчет, журнал регистрации фактов хозяйственной жизни).

· По числу учитываемых позиций документы могут однострочными и многострочными. Однострочные документы содержат одну учетную позицию. Многострочные документы содержат две и более учетные позиции (платежная ведомость).

· По назначению документы подразделяются на распорядительные, оправдательные, документы бухгалтерского оформления и комбинированные. Распорядительные документы содержат разрешение на совершение определенной хозяйственной операции (распоряжение руководителя о выдаче денежных средств под отчет, приказы). Эти документы разрежают проведение операции, но содержащаяся в них информация не отражается в учетных регистрах. Оправдательные документы содержат информацию об исполнении распоряжения (отчет кассира, накладные, требования, приходный ордер). Эти документы отражают фактическое совершение операции, и содержащаяся в них информация заносится в учетные регистры. Документы бухгалтерского оформления предназначены для оформления бухгалтерских записей с целью дальнейшего использования в учетном процессе (расчет износа основных средств). Комбинированные документы сочетают в себе признаки распорядительных (разрешительных), оправдательных и документов бухгалтерского оформления (расходный кассовый ордер, расчетно-платежная ведомость на оплату труда).

· По содержанию хозяйственных операций документы делятся на материальные, денежные и расчетные. Материальные документы служат для оформления операций по движению товарно-материальных ценностей (акт приемки-передачи основных средств). Денежные документы предназначены для оформления операций с наличными и безналичными денежными средствами предприятия (платежное требование-поручение). Расчетные документы используются для оформления расчетных взаимоотношений со своими контрагентами по внешним обязательствам (счет-фактура).

· По способу заполнения – документы могут быть заполняемыми в ручную или с помощью электронных средств вычислительной техники.

Первичные документы бухгалтерского характера заполняются бухгалтером. К ним относятся: различные справки, расчеты, разработочные ведомости и др. Информация, отраженная в этих документах, также заносится в учетные регистры. Документы, отражающие вопросы общего руководства предприятием и его производственно-эксплуатационной деятельностью, составляются органами управления организации.

2. Основные этапы документооборота:

2.1. Составление и оформление документов ;

Чтобы документы могли служить достоверным основанием для бухгалтерских записей и иметь юридическую силу, к их составлению предъявляются определенные требования. Прежде всего, необходимо, чтобы документ был составлен на бланке. Лишь при отсутствии бланков допускается составление документа на чистом листе бумаги.

Бланки документов изготавливают на белой бумаге или на бумаге светлых тонов формата А4 (210х297мм) и А5 (148х210мм). Допускается использование бланков формата А3 (420х297мм) и А6 (105х148мм).

Размер полей бланка не менее мм:

20 – левое;

10 – правое;

20 – верхнее;

10 – нижнее.

Написание документа производится чернилами, химическим карандашом, на пишущей машинке или средствами механизации. Некоторые документы, например чеки, кассовые ордера и т.п., должны заполняться только чернилами. Не разрешается заполнять документы простым карандашом, так как в таких документах легко стереть написанное и заменить его другим. Документ составляется по определенной форме, установленной для документов данного вида операций, с обязательным заполнением всех необходимых реквизитов. Содержание документа следует излагать точно и ясно, чтобы давать правильное отражение операций в полном соответствии с действительностью. Текст и цифры документа требуется писать четко и разборчиво, так, чтобы не допускать возможности различного их понимания и толкования. В документе не следует допускать подчисток, помарок и других дефектов, вызывающих сомнения в его подлинности и правильности. Свободные строки и графы на бланке документа необходимо прочеркивать с тем, чтобы в этих пробелах не могло быть что-либо вписано или дописано впоследствии. В денежных документах (чеках, кассовых ордерах и др.) сумму требуется указывать не только цифрами, но и прописью, т.е. словами. Документ должен быть снабжен всеми подписями, необходимыми для оформления регистрируемой операции и придания документу юридической силы. Подписывать документ следует разборчиво, чтобы можно было прочесть фамилию подписавшего. Перед каждой подписью указывается должность дающего подпись.

Отсюда вытекает общее правило составления документов.

Для правильного составления документа необходимо:

· Заполнять документ на бланке (а при отсутствии бланка на чистом листе бумаги) чернилами или химическим карандашом, либо на пишущей машинке;

· Строго соблюдать установленную форму и реквизиты документа;

· Точно и ясно излагать содержание документа;

· Четко и разборчиво писать текст и цифры;

· Незаполненные пробелы в бланке документа прочеркивать;

· Сумму в денежных документах указывать цифрами и про­писью;

· Снабжать документ необходимыми, разборчиво сделанными подписями с указанием должности подписавшего.

Документы необходимо составлять своевременно, т.е. одновременно с совершением операции либо непосредственно вслед за ее совершением. Своевременность составления документов является важнейшим условием правильности отражения операций в документах и своевременности записей их в учетных регистрах.

Некоторые документы составляются в нескольких экземплярах (с копиями). Это выполняется обычно автоматически одновременно с составлением документа путем оттиска через подложенную под него копировальную бумагу.

Копии документов используются для различных целей. Так, при акцептной форме расчетов за отгруженную продукцию поставщик выписывает несколько экземпляров счетов - платежных требований для направления их в различные адреса (банку, покупателю).

При составлении документов могут быть допущены ошибки.

Ошибки в документах исправляются следующим образом. Подлежащие исправлению ошибочные слова и числа (суммы) зачеркиваются аккуратно тонкой чертой так, чтобы можно было зачеркнутое прочесть. Над зачеркнутым делается правильная запись. При этом если в числе (сумме) неправильна только одна цифра, то нельзя ограничиться исправлением одной этой цифры, а надо исправить все число. Например, вместо 725 написано ошибочно 727. В этом случае нельзя зачеркнуть только цифру 7 и надписать над ней цифру 5, а необходимо зачеркнуть все число 727 и надписать над ним 725.

О произведенном исправлении на свободном месте документа (внизу или на полях) делается оговорка, например "исправлено 725", которая заверяется лицами, подписавшими документ.

В ряде документов (в кассовых ордерах, чеках и др.) исправление ошибок не допускается вовсе. Если в таком документе допущена ошибка, он выписывается заново на другом бланке.

Так как документы имеют большое значение не только в учете, но и во всей хозяйственной деятельности, то в отношении качества документов, особенно своевременности и правильности их составления и оформления, существует строгий порядок.

За нарушение порядка составления документов отвечают, прежде всего, те лица, которые их составляют и оформляют своими подписями. Еще большая ответственность ложится на аппарат бухгалтерии, получающий эти документы, всесторонне проверяющий их и делающий на их основании учетные записи. Особая ответственность возлагается на главного или старшего бухгалтера как руководителя учета. Старший бухгалтер несет материальную, дисциплинарную или уголовную ответственность за неправильное либо небрежное составление и оформление документов, утерю или порчу их, за оформление документов на отпуск материальных ценностей с нарушением установленного порядка и т.п. (См. приложение №2).

В целях сокращения количества рименяемых в деятельности учр ждений, организаций и предприятий документов, типизации и формы сниж ения трудовых, вре е ных и атериальных затрат на их по гот о ку и обработку, достижения инфор ационной совместимости автомати ированн х Баз данных в народном хо яйстве проводятся работы по унифика ии документов и создан ю унифицированны систем документаци (УСД) совокупности в аимоувязанных унифиц рованных форм документов, обеспечивающих документированное представление данных в определенных вида хозяйственной деятельност , средств х ведения, нормативных и методических матери лов по их ра работке и применению. В ос ове создан я УСД лежит метод ун фикации - установление единообразия состава и форм управленческих доку ентов создаваем ых при решении однотипных управленческих функ ий и адач. Одновре енно ра рабатываются классификаторы технико-экономической и социальной информации, обеспе ивающие интегрированную автоматизированную обработку данных содержащихся в УСД.

Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

хорошую работу на сайт">

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Подобные документы

Порядок организации документооборота, хранения документов и их использования в текущей деятельности учреждения. Понятие и формы распорядительной документации, ее оформление, согласование и подписание. Регистрация, учет и контроль исполнения актов.

курсовая работа , добавлен 23.11.2010


Организация документооборота и его характеристика, пути совершенствования документооборота. Назначение и оформление реквизитов документов. Оформление личных дел, заявлений, приказов, протоколов. Порядок оформления документов при приеме на работу.

контрольная работа , добавлен 05.01.2012


Основные положения документооборота в организации. Характеристика документа в области качества. Этапы документооборота на предприятии. Анализ документов процесса производства продукции. Разработка и совершенствование документа производственного процесса.

курсовая работа , добавлен 19.10.2013


Документооборот и принципы его организации. Подготовка документов к архивному хранению. Принципы формирования дел. Учет документооборота на примере ООО "Примера", структура данной организации. Расчет численности службы ДОУ. Схема потока документов.

курсовая работа , добавлен 25.01.2015


Положение о службе делопроизводства, согласование, подписание и утверждение документа. Понятие документооборота и его основные этапы, прием и первичная обработка документов. Контроль за исполнением документов и информационно-справочная работа.

анализ книги , добавлен 04.08.2010


Варианты расположения реквизитов заголовочной части: угловой и продольный. Общее понятие о бланках документов. Основные принципы организации документооборота. Схема прохождения документов, документопотоков, их значение. Учет объема документооборота.

контрольная работа , добавлен 09.03.2016


Правовая и нормативная база, регулирующая делопроизводство и документооборот в организации. Порядок приема и первоначальной обработки корреспонденции. Типовые и индивидуальные сроки исполнения документов. Делопроизводственная обработка документов.

курсовая работа , добавлен 08.11.2013


Централизация операций по приему документов. Разделение документов, включенных в документооборот организации, на документопотоки. Организация предварительного рассмотрения поступивших документов до передачи их на резолюцию. Обработка исходящих документов.

контрольная работа , добавлен 22.08.2013

- 111.50 Кб

Министерство сельского хозяйства РФ

ФГБОУ ВПО Оренбургский государственный аграрный университет

Кафедра бухгалтерского

учета и аудита

РЕФЕРАТ

по дисциплине бухгалтерское дело

на тему

График документооборота и порядок его составления

Выполнила:

студентка 56 группы

экономического факультета

«Бухучет, анализ и аудит»

Семёнова Т.А.

Проверила:

Анциферова В.А.

Оренбург – 2011 г.

Введение

Документ является основой любого учета, который ведется на предприятии, будь то бухгалтерский, статистический или оперативный учет. Независимо от масштабов деятельности предприятия, поток обрабатываемых документов достаточно велик. Правильная организация документооборота на предприятии влияет на оперативность, экономичность, надежность функционирования предприятия в целом. При рациональной организации документооборота повышаются производительность и эффективность труда, выполняемого работниками предприятия, сокращаются затраты, связанные с функционированием аппарата управления.

Под документооборотом в бухгалтерском учете понимают порядок и путь прохождения документов по всем инстанциям с момента их составления до сдачи в архив.

Движение первичных документов в бухгалтерском учете регламентируется графиком документооборота, который составляется бухгалтером и утверждается руководителем предприятия. В графике документооборота устанавливается назначение первичных документов, порядок их оформления и сроки сдачи в архив. Своевременное и качественное оформление первичных учетных документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных обеспечивают лица, составившие и подписавшие эти документы.

Зарождение документооборота

Понятие "документооборот" и сам термин возникли в делопроизводстве в 20-е годы. В трудах крупных специалистов в области управленческого труда и делопроизводства, таких как Д.Р.Покровский, П.М. Керженцев и др. были, сформулировали основные положения организации документооборота, даны теоретические обоснования главных положений рациональной организации движения документов - распределение документов по исполнителям, сокращение инстанций их прохождения, направление документов непосредственному исполнителю, регламентацию подписания. В литературе того времени была обоснована методика обследования маршрутов, движения документов, разработана технология их доставки. Первая попытка нормативной регламентации единых принципов организации документооборота была сделана в 1931 году Институтом техники управления в проекте "Общих правил документации и документооборота". В проекте были изложены правила организации работы с документацией и документооборота, правила приема, сортировки, доставки, исполнения, контроля отправки документов, т.е. все этапы обработки документов. Государственные стандарты на термины и определения 1970, 1983 гг., "Единая государственная система делопроизводства" установили единообразие понимания документооборота как "движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки". Утвержденная в 1988 году " Государственная система документационного обеспечения управления уточнила понятие "документооборот", включив в него и операцию "подшивка документа в дело".

Организация документооборота

Организация документооборота - это правила, в соответствии с которыми должно происходить движение документов. Организация документооборота объединяет всю последовательность перемещений документов в аппарате управления организации (учреждения), все операции по приему, передаче, составлению и оформлению, отправке (и подшивке) документов в дело. Документооборот является важной составной частью делопроизводства и информационного обеспечения управления. Четко организованный документооборот ускоряет прохождение и исполнение документов в организации (учреждении).

Основными правилами организации документооборота являются:

Оперативное прохождение документа, с наименьшими затратами времени;

Максимальное сокращение инстанций прохождения документа (каждое перемещение документа должно быть оправданным, необходимо исключить или ограничить возвратные перемещения документов);

Порядок прохождения и процесс обработки основных видов документов должны быть единообразными.

Соблюдение этих правил позволяет реализовать основной организационный принцип службы делопроизводства - возможность централизованного выполнения однородных технологических операций. Основой структуры любого документооборота является документ. Все документы (традиционные на бумаге и на магнитных носителях) в комплексе должны быть согласованы путем соблюдения правил особенностей представления информации на каждом из носителей.

Порядок прохождения документов и организация всех операций при работе с ними, должен быть регламентирован инструкцией по делопроизводству в организации (учреждении) и табелем унифицированных форм документов. Разделяют централизованный документооборот и документооборот уровня структурного подразделения. В централизованный документооборот входит вся документация, подлежащая централизованной регистрации. Документы, учитываемые только в структурных подразделениях, составляют документооборот уровня структурного подразделения. Как правило, централизованный документооборот представлен организационно- распорядительной документацией, а документооборот уровня структурного подразделения - специализированной документацией, обеспечивающей основные направления деятельности организации (в него могут входить и организационно- распорядительные документы). В крупных организациях существует отдельное структурное подразделение, в задачи которого входит обеспечение централизованного документооборота. Структурное подразделение может называться по-разному: управление делами, канцелярия, общий отдел и т.п. В организациях, где объем централизованного документооборота не настолько велик, чтобы им занималось самостоятельное подразделение, функции по его поддержанию могут быть возложены на секретаря руководителя организации.

При организации документооборота предприятие сталкивается со следующими основными понятиями:

документ - это предусмотренная законом материальная форма получения, хранения, использования и распространения информации путем фиксации ее на бумаге, магнитной, кино-, видео-, фотопленке, оптическом диске или на другом носителе;

первичный документ - это документ, включающий в себя исходную информацию;

вторичный документ - это документ, представляющий собой результат аналитико-синтетической и другой переработки одного или нескольких документов;

электронный документ - документ, информация в котором зафиксирована в виде электронных данных, включая обязательные реквизиты документа;

архивный документ - документ независимо от его вида, вида материального носителя, информации, места и времени, создания и формы собственности на него, который прекратил выполнять функции, для которых был создан, но хранится или подлежит хранению, учитывая значимость для лица, общества или государства или ценность для владельца так же, как объект движимого имущества;

официальный документ - документ, созданный организацией или должностным лицом и оформленный в установленном порядке;

документооборот - движение документов на предприятии (в организации) с момента их создания или получения до завершающего исполнения или отправки;

электронный документооборот (обращение электронных документов) - совокупность процессов создания, обработки, отправки, передачи, получения, хранения, использования.и уничтожения электронных документов, выполняемых с применением проверки целостности и в случае необходимости с подтверждением факта получения таких документов;

регистрация документов - фиксирование факта создания или получения документов путем присвоения им порядкового номера и записи установленных сведений о них;

бланк документа - стандартный лист бумаги с воспроизведенной на нем постоянной информацией и местом, отведенным для изменяющейся информации.

Выделяют три основных типа документов, составляющих централизованный документооборот.

Входящие (поступающие). Входящий документ - документ, поступивший в учреждение. Большинство входящих документов должны порождать соответствующие исходящие, в установленные сроки. Сроки могут быть установлены нормативными актами, предписывающими то или иное время ответа на соответствующий входящий документ или могут быть указанные непосредственно во входящем документе.

Исходящие (отправляемые) . Исходящий документ - официальный документ, отправляемый из учреждения. Большинство исходящих документов являются ответом организации на входящие документы. Некоторая часть исходящих документов готовится на основе внутренних документов организации. Небольшое число исходящих документов может требовать поступления входящих документов (например, запросы в другие организации).

Внутренние . Внутренний документ - официальный документ, не выходящий за пределы подготовившей его организации. Данные документы используются для организации работы учреждения (организации), так как они обеспечивают целенаправленное решение управленческих задач в пределах одной организации. К внутренним документам относятся организационно-правовые, организационно- распорядительные документы. Самостоятельные группы внутреннего документооборота составляют протоколы и акты, плановые и отчетные документы, документы по учету материальных и денежных средств, оборудования, внутренняя служебная переписка (докладные, объяснительная записка), личного состава и т.д. Через канцелярию проходят не все внутренние документы, а только переписка наиболее крупных структурных подразделений организации (особенно если они территориально разнесены) и приказы руководителя организации. Через канцелярию также проходят внутренние документы, порождающие исходящие документы.

Этапы документооборота в бухгалтерии. График документооборота

Все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет и основанием для осуществления предварительного и последующего контроля за совершенными хозяйственными операциями или действиями должностных и материально-ответственных лиц. Первичный учет является начальным этапом учетного процесса. На основе первичных учетных документов составляются сводные учетные документы.

Создание носителей первичной учетной информации (документов) - это трудоемкий процесс, на который затрачивается более половины рабочего времени. Поток документов, обрабатываемый бухгалтерами, настолько велик, что даже большой штат счетных работников зачастую не в состоянии справиться с ним вручную. Поэтому сокращение трудоемкости учетных работ путем автоматизации учета является одной из важнейших задач, стоящих перед руководителями многих предприятий.

Этапы документооборота:

1. Составление документа на предприятии или получение со стороны;

2. Проверка документа: по форме, арифметически; по существу;

3. Обработка документа: запись проводок, включение документов в регистры;

4. Сдача в архив.

Составление и оформление. Для правильной организации бухгалтерского учета и своевременного отражения хозяйственных операций на счетах необходимо строго соблюдать требования по составлению документов.

Описание работы

Документ является основой любого учета, который ведется на предприятии, будь то бухгалтерский, статистический или оперативный учет. Независимо от масштабов деятельности предприятия, поток обрабатываемых документов достаточно велик. Правильная организация документооборота на предприятии влияет на оперативность, экономичность, надежность функционирования предприятия в целом. При рациональной организации документооборота повышаются производительность и эффективность труда, выполняемого работниками предприятия, сокращаются затраты, связанные с функционированием аппарата управления.